Vous avez pris la décision de déléguer une partie des tâches de votre business en ligne. Super nouvelle ! Néanmoins, cela ne semble pas si facile que vous le pensiez au début. Pour vous éviter des déconvenues pendant cette étape, je vous partage 7 erreurs à éviter absolument quand on délègue.
Et oui, déléguer est un art, voire une compétence. Une fois maîtrisée, la délégation peut, non seulement, vous décharger d’un poids immense, mais aussi dynamiser la croissance de votre entreprise.
Cependant, le parcours pour trouver la perle rare et mettre en place une bonne collaboration est (parfois) semé d’embûches.
Ainsi, voici quelques erreurs à éviter pour vivre sa délégation plus sereinement
#1. Mal définir les tâches à déléguer.
La première erreur à éviter absolument quand on délègue est de mal définir les tâches à déléguer.
Une définition vague ou imprécise peut entraîner de la confusion, des retards et des résultats insatisfaisants. Sans compter qu’il est compliqué de trouver l’assistante virtuelle adaptée, si, vous-mêmes, vous ne savez pas réellement quelles missions lui confier.
Il est donc impératif de bien clarifier les tâches, les objectifs et les résultats attendus avant même de démarrer le recrutement.
Il faut également préciser les compétences nécessaires à la réalisation des tâches confiées (maîtrise d’un logiciel spécifique par exemple) et les qualités attendues chez votre future collaboratrice.
#2. Ne pas mettre en place une bonne communication.
La deuxième erreur à éviter est une communication déficiente, voire pas de communication du tout !
Je l’ai déjà dit à plusieurs reprises, mais une bonne communication est la clé d’une délégation réussie. C’est même une de nos valeurs phares chez Hive Agency !
Il est important de maintenir un flux de communication constant, ouvert et honnête pour que la collaboration se passe bien.
Assurez-vous que votre collaboratrice comprend bien la tâche confiée, qu’elle se sent à l’aise pour poser des questions et pour vous faire part de ses préoccupations.
Cela vous permettra également de créer un vrai lien professionnel, et d’avancer ensemble vers vos objectifs business.
#3. Erreurs à éviter absolument quand on délègue : choisir la « mauvaise » collaboratrice.
L’erreur suivante est de choisir la « mauvaise collaboratrice ».
En effet, il ne suffit pas de déléguer « à quelqu’un » pour que les tâches soient réalisées comme vous le souhaitez, il faut déléguer à la « bonne personne ». C’est cela qui fait toute la différence !
Voici quelques critères à prendre en compte pour assurer une délégation réussie :
- évaluer si ses compétences correspondent à vos besoins.
- Connaître ses expériences et ses attentes au sujet de votre collaboration.
- Confirmer que vos valeurs et votre façon d’envisager les missions sont communes.
- Valider que vous avez un bon feeling ensemble.
Ne pas prendre en compte ces facteurs peut mener à l’échec de votre recrutement.
#4. Ne pas mettre en place de processus.
Tout est « dans votre tête ». C’est vrai que vous avez l’habitude de faire certaines tâches, et d’en connaître tous les rouages sur le bout des doigts.
Mais ce n’est pas le cas de votre future collaboratrice. De plus, il est fort peu probable qu’elle arrive à deviner seule la façon dont vous voulez procéder.
Ainsi, un processus bien défini permet d’éviter les ambiguïtés et les malentendus.
Il assure également que les tâches sont réalisées de manière efficace et cohérente.
Sans un processus en place, chacune risque de vite perdre du temps : la délégation peut devenir chaotique et inefficace. D’un côté comme de l’autre ! C’est une des erreurs à éviter absolument quand on délègue.
Une OBM (Online Business Manager) peut vous épauler afin de construire les processus nécessaires.
#5. Avoir un Mindset inadapté et ne pas être prête à déléguer.
Il arrive qu’on ne soit pas réellement prête mentalement à déléguer.
Il est essentiel d’accepter l’idée que d’autres peuvent faire le travail aussi bien, voire mieux que vous.
Vous devez avoir confiance en vos collaboratrices et leur donner l’espace nécessaire pour faire leur travail.
Si vous n’êtes pas prête à déléguer, vous risquez de micro-gérer, ce qui peut nuire à l’efficacité de votre équipe. Sans compter la frustration que cela peut engendrer !
#6. Ne pas former et soutenir votre collaboratrice.
Une autre erreur courante est le manque de formation et de soutien pour la nouvelle collaboratrice de votre équipe.
Parfois, lorsque vous déléguez, vous êtes déjà « débordée » par une multitude de tâches dans votre quotidien. Vous voyez l’arrivée d’une nouvelle professionnelle comme une bénédiction. Néanmoins, vous avez peu de temps à lui consacrer, que ce soit pour la former ou l’accompagner au démarrage.
Pourtant, lorsque vous déléguez une tâche, il est indispensable de bloquer dans votre agenda du temps pour l’intégration de votre collaboratrice.
Assurez-vous qu’elle puisse avoir accès à toutes les ressources et informations nécessaires pour mener à bien les missions confiées.
La formation et le soutien continu sont essentiels pour le succès de la délégation.
#6. Déléguer totalement sans suivi.
Oui, il est important de faire confiance à votre collaboratrice. Oui, il est nécessaire de lui laisser aussi un champ d’action.
Mais déléguer n’est pas simplement transférer une tâche et l’oublier.
Il faut un suivi continu pour vous assurer que tout se passe bien.
Faire des points régulièrement vous permet de fournir des retours constructifs et d’encourager votre collaboratrice.
C’est aussi l’occasion de définir à nouveau les objectifs communs, et les projets à venir. Ne négligez pas cette étape importante !
La délégation est une compétence cruciale qui peut transformer votre entreprise.
En prenant en compte ces erreurs à éviter absolument quand on délègue, vous pouvez maximiser l’efficacité de votre délégation et favoriser la croissance et le succès de votre entreprise.
N’oubliez pas, l’erreur n’est pas de déléguer, mais de ne pas savoir comment le faire correctement.
Et si vous ressentez le besoin d’être accompagnée dans la recherche de votre assistante virtuelle, l’agence Hive Agency se fera un plaisir de vous trouver la perle rare ! Je vous invite à nous contacter sans attendre pour nous présenter votre super projet !
