NOUS TROUVONS L’ASSISTANTE IDÉALE POUR VOUS !
contrats depuis la création de l'Agence
Assistantes dans l'agence en France et sur la côte basco-landaise
rendez-vous découvertes réalisés
Vous êtes entrepreneur, artisan, commerçant, ou encore coach, rédactrice web peu importe votre activité : votre business se développe et aujourd’hui il est temps d’avoir une assistante à vos côtés, pour vous aider dans toutes les tâches qui vous encombrent.
Assistante indépendante et fondatrice de l’agence
ma mission ?
Je mets en relation le client idéal avec l’assistante idéale (et vice versa) pour des collaborations épanouissantes ! L’humain est pour moi au cœur de nos business. Il est au cœur de mes préoccupations pour trouver l’assistante, la pépite, qui vous conviendra à 100 % : sur le plan professionnel en termes de compétences, mais aussi et surtout sur le plan humain, sur ses valeurs et sa personnalité.
DEUX FORMULES AU CHOIX
Formule Essentielle
mise en relation
contrat hors agence
- Rendez-vous + réalisation Audit
- Sélection et choix d’assistantes
- Mise en relation en direct hors agence / négociation du tarif horaire de l’assistante
- Espace notion
- Bonnes pratiques + bonus outils
- En autonomie sur la suite
Formule sérénité
mise en relation +
contrat avec l’agence
- Rendez-vous + réalisation Audit
- Sélection et choix d’assistantes
- Mise en relation au sein de l’agence (tarif horaire fixe)
- Espace notion
- Bonnes pratiques + bonus outils
- 1 Coaching collectif par mois illimité
- Service de continuité
- Service de formation
- Accompagnement à la délégation
Vous vous reconnaissez ?
Une to do chargée
Épuisement mental
Manque de temps
Projet en attente
Des journées à rallonge
Mauvais équilibre de vie
Organisation en berne
Tension et Stress
Aujourd’hui pour que votre entreprise fonctionne c’est vital de mettre votre TEMPS, votre ÉNERGIE , et vos COMPÉTENCES, aux bons endroits !
– Là où vous gagner de l’argent,
– là où est votre valeur ajoutée,
– là où vos actions font grandir votre activité.
C’est là qu’intervient la question de la délégation, puis ensuite à qui ? Et comment ?
C’est là que l’agence entre en jeu, je m’occupe de vous trouver l’assistante qu’il vous faut !
Vous gagnez du temps dans le recrutement, dans le stress, dans la charge mentale, dans le process et bien + encore.
Ce que peuvent faire les assistantes
Le petit + de l’agence !
Possibilité de travailler avec une ou plusieurs assistantes, sur du ponctuel ou du long terme, c’est à la carte.
gestion administrative
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- Création et envoi des devis et des factures.
- Mise à jour et suivi mensuel du livre des recettes (encaissements).
- Mise à jour et suivi mensuel du livre des dépenses.
- Classement des divers papiers et justificatifs administratifs.
- Classement des factures d’achats et de vente.
- Préparation comptable.
gestion des clients
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- Accueil des clients (onboarding).
- Ouverture des accès clients.
- Création d’espace de travail personnalisé.
- Suivi par mail du parcours clients.
- Envoi de documents, de replays, ou d’informations.
- Recherche, préparation et envoi cadeaux clients.
- Amélioration continue du parcours client.
- Envoi de questionnaire de satisfaction.
- Récupération et traitement des avis clients.
- Process de fin de collaboration (offboarding).
gestion de vos formations
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- Choix de l’outil d’hébergement.
- Mise en place de la formation.
- Intégration des vidéos, des fichiers, et des exercices.
- Création des supports visuels.
- Création du planning.
- Création des liens Zoom pour vos coachings.
- Accueil de vos élèves.
- Mise à disposition des accès.
- Création de questionnaire.
- Récupération d’informations.
- Envoi de colis de bienvenue.
- Création d’une communauté.
- Communication des informations aux élèves.
- Mise en ligne des modules.
- Support mail.
Événement en présentiel
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- Réalisation d’un budget prévisionnel.
- Recherche et réservation du lieu de votre événement en présentiel.
- Liste d’animations possibles.
- Organisation d’une réunion d’équipe pour attribuer les missions d’organisation de votre événement.
- Contact et lien avec les intervenants de l’événement.
- Lien avec les prestataires : valider les disponibilités, organiser le suivi, vérifier le matériel, …
- Commande du petit matériel nécessaire et de la papeterie.
- Lien avec l’équipe pour créer les différents supports marketing.
- S’il y a lieu, préparation des produits disponibles à la vente lors de l’événement en présentiel ainsi que les accessoires d’achat (terminal de paiement, …).
- Préparation de l’autorisation de droit à l’image pour les participants si l’événement est couvert par un photographe professionnel ou un vidéaste.
- Anticipation de la présence de feuilles d’émargement.
- Création de visuels pour la communication de publicité.
- Mise en place et mise à jour d’un espace de travail collaboratif pour l’équipe.
- Création d’un tunnel de vente (type form, programmation de mails, …) de participation.
- Programmation de l’automatisation de mails (annonce de l’événement, informations, rappel, …).
- Recherche de lots si vous organisez un concours client et commande de cadeaux.
- Préparation de totes bags de goodies pour les participants à l’événement en présentiel.
création de contenu
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- Création planning éditorial.
- Posts/événement sur réseaux sociaux.
- Rédaction newsletter.
- Rédaction article de blog.
- Création support visuels.
- Création storie à la une.
- Création template carnet.
réseaux sociaux
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- Création planning éditorial.
- Création du contenu.
- Rédaction du texte.
- Création du visuel.
- Programmation.
montage de podcast
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- Prise de contact des invités pour épisodes interview.
- Téléchargement des fichiers audio.
- Montage des épisodes avec intro et outro.
- Exportation de l’audio au bon format avec paramétrages des tags.
- Export + vérification globale + re-contact des invités pour validation de l’épisode.
- Récupération des infos importantes si nécessaire (quand il y a un invité par exemple).
- Création de supports de communication : post, story, reel, audiogramme, newsletter + programmation.
- Rédaction de la description de l’épisode (avec optimisation du référencement et insertion des liens et ressources mentionnées).
- Programmation (sur Ausha par exemple).
montage vidéos
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- Sélection des clips vidéo à utiliser.
- Édition des clips vidéo pour les rendre plus cohérents (couleurs, luminosité, contraste, …).
- Suppression des parties indésirables des clips vidéo (blancs, erreurs de tournage,…)
- Ajout des transitions entre les clips vidéo pour faciliter la transition d’une scène à l’autre.
- Ajout de la musique, des effets sonores ou des voix off pour améliorer la qualité du son.
- Ajout des titres et des sous-titres pour aider le public à comprendre le contenu de la vidéo.
- Utilisation des effets spéciaux pour ajouter de l’intérêt ou de l’humour à la vidéo.
- Export de la vidéo dans le format approprié pour la plateforme sur laquelle elle sera diffusée.
mails & newsletters
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- Création, et rédaction newsletter.
- Mise en page newsletter.
- Programmation.
- Mise en place séquence mail.
supports mails sav
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- Support mail pour les clients, et les prospects.
- Réponses aux questions courantes.
- Mail de bienvenue.
- Envoi des devis, des contrats et des factures.
aide au lancement
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- Création du planning.
- Choix du modèle (masterclass, challenge, live, …).
- Préparation de séquences de mails, mise en page et programmation.
- Création de groupe Facebook, Discord, ou Télégram.
- Accès et accueil aux membres.
- Animation de l’événement.
- Création des liens.
- Gestion des paramètres techniques, liaison des outils.
- Mise en ligne des replays.
- Programmation des publications.
- Création des tags sur l’outil de mailing.
- Accueil des clients.
- Mise à jour du fichier clients.
mise en place automatisation
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- Mise en place de process.
- Choix outil d’organisation.
- Mise en place automatisation avec d’autres outils.
Mission à personnaliser
Missions personnalisées selon vos besoins, votre secteur d’activité et vos objectifs. Chaque assistante à ses compétences, son domaine d’expertise et son expérience, artisans, commerçants, profession libérales, ou entrepreneurs du web.
LES ÉTAPES : SIMPLE ET EFFICACE
1. PREMIER RDV GRATUIT
Réserver votre premier rendez-vous gratuitement. Directement ci-dessous, sur place ou en visio.Vous recevez toutes les informations par mail.
2. LE PREMIER RDV
Je découvre qui vous êtes, ce que vous faites et vos enjeux, et problématiques.
Je vous explique notre fonctionnement, nos formules, et nous voyons ensemble si nos offres peuvent vous aider.
3. CHOIX ET VALIDATION
Le choix et la validation de la formule : si vous souhaitez donner suite, vous recevrez les documents contractuels à retrouner signer.
La facture d’acompte puis nous fixons le créneau pour le rendez-vous Audit.
4. RÉALISATION DE L’AUDIT
C’est le rendez-vous essentiel, on prend une à deux heures, je viens vous poser toutes mes questions.
Sur votre fonctionnement, vos besoins spécifiques, vos attentes, qui vous êtes humaines, vos valeurs, puis des questions sur votre recherche d’assistantes.
Le but est d’avoir tout ce dont j’ai besoin pour faire mon recrutement le plus efficace et en adéquation possible.
5. LA SÉLECTION D’ASSISTANTES
Quelques jours après l’audit vous recevez par mail ma proposition avec 2 ou 3 profils d’assistantes.
Vous pouvez ensuite procéder aux entretiens et faire votre choix.
Je suis là pour vous guider et répondre aux questions tout le long du processus peu importe la formule.
6. LE DÉBUT DE COLLABORATION
Une fois votre assistante choisie vous avez le feu vert pour commencer la collaboration !
En formule direct vous avez négocié le tarif, et vous partez directement avec l’assistante. (je reste disponible sous les 3 premiers mois)
En formule dans l’agence, c’est parti en contrat avec nous, vous pouvez travailler avec plusieurs assistantes, bénéficer du coaching collectif, et autres services assosiés. Vous recevrez tous les 01 du mois la facture des heures réalisées le mois précédents.
FAQ
Pourquoi Hive Agency ?
Aujourd’hui un bon entrepreneur a besoin de déléguer, savoir mettre son énergie et son temps aux bons endroits est primordial pour que son entreprise soit rentable.
C’est là qu’intervient le sujet de la déléguation, puis à qui ? puis comment ?
Et c’est ici précisement que j’interviens, que l’agence intervient. Je recrute des assistantes freelances, uniquemnet freelances, car aujourd’hui trouver des bonnes salariées devient de + en + compliqué, travailler avec une indépendante garantie beaucoup + d’investissement de sa part et souhaite que son client soit satisfait que que la collaboration pertude et évolue.
Dans l’agence ce sont des assistantes recrutées par mes soins, formées, professionnelles, avec des valeurs humaines, elles sont là pour apporter un vrai + dans le quotidien de l’entrepreneur et pas une charge mentale supplémentaire.
Elles font la différence et les aident réellement.
Puis-je travailler avec plusieurs assistantes ?
Bien sûr ! Certaines assistantes ont des spécialités. Vous pouvez donc bénéficier de leur expertise sur un point donné et avoir une équipe de plusieurs assistantes. Les filles sont formées tous les mois, ce qui leur permet d’évoluer. Elles se connaissent également et partagent les mêmes valeurs. C’est ainsi un avantage pour travailler ensemble pour une cliente commune, que ça soit pour un besoin ponctuelle, ou sur le long terme.
À qui s'adresse l'offre de mise en relation proposée ?
Hive Agency s’adresse essentiellement aux entrepreneurs qui souhaitent déléguer sereinement avec la bonne personne pour eux et leur business, sans avoir à s’occuper du recrutement.
Il y a-t-il un engagement ?
Il n’y a pas d’engagement. Vous pouvez faire appel à l’agence de façon ponctuelle, pour vous aider en période de lancement par exemple, ou bien de façon récurrente chaque mois.
Nos contrats se reconduisent automatiquement chaque mois. Mais vous êtes totalement libre d’y mettre fin à n’importe quel moment, ou bien de le faire évoluer en l’augmentant.
Quelles tâches puis-je confier à une assistante ?
Retrouvez nos prestations sur la page service.
Vous pouvez confier une multitude de tâches à une assistante virtuelle. Cela va dépendre de votre activité, et de vos besoins. Voici une liste non-exhaustive :
- Gestion administrative (Devis, factures, gestion de mails, préparation comptable, … ).
- Mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi.
- Gestion des clients et Customer Care.
- Montage de podcasts.
- Montage vidéo et audiovisuel.
- Mise en place de process.
- Gestion de projet (événement physique ou en ligne).
- Démarches administratives pour la création d’entreprise.
- Gestion des réseaux sociaux (création de visuels, des posts, programmation, modération).
- Création des visuels pour une formation, un ebook, …
- Gestion Pinterest.
- Gestion de newsletters.
- Mise en place de votre formation.
- …
Comment fonctionne la facturation des heures ?
Pour le premier mois de test, la facturation se fait systématiquement à l’heure au tarif unique de 47 € HT. Ensuite, il est possible d’établir un forfait mensuel si vous le souhaitez, en déterminant une fourchette.
Vous pouvez également déterminer un nombre d’heures à ne pas dépasser ou un montant maximum par mois. Vous avez accès au compteur d’heures de l’assistante pour suivre plus facilement la consommation de votre budget.
La facture se réalise le 01 de chaque mois pour le mois précédent, le paiement se fait à réception.
Comment sont recrutées les assistantes de l'agence ?
Les assistantes qui rejoignent Hive Agency sont soigneusement sélectionnées.
Elles sont professionnelles, bienveillantes, autonomes, et partagent nos valeurs.
L’esprit de communauté est également très important, car en rejoignant l’Agence elles rejoignent une vingtaine d’autres assistantes. Le but est de se pousser vers le haut, de s’entraider en cas de difficulté et d’être dans un cocon pour travailler ensemble.
La sélection se fait aussi par rapport à leurs spécialités. J’aime pouvoir avoir des compétences diverses et variées au sein de Hive Agency pour répondre aux besoins de nos clientes.
Comment faire appel à Hive Agency ?
Vous pouvez réservez votre rendez-vous découverte il est gratuit, ou bien directement me contacter via le formulaire de contact, ou par mail contact@hive-agency.fr
Lucie – Ceo de l’agence
J’ai, aujourd’hui, une double casquette : je suis moi-même assistante indépendante depuis plus de 6 ans, et j’ai la chance de travailler avec des clients et clientes que j’adorent, qui sont dans des domaines différents : artisans, BTP, Coach business, Marketing digital.
Je me suis épanouie à travers ce métier. Et j’ai réussi à construire des collaborations de confiance, durables, et bienveillantes.
« Quel que soit votre but, vous pouvez l’atteindre si vous êtes prêt à travailler. »
3 valeurs indispensables de l’agence
Communication
Professionnalisme
bienveillance
La communication est au cœur de chaque collaboration, et de chaque relation.
C’est pour nous, chez Hive Agency, l’élément central qui permettra la construction d’une bonne collaboration.
Même si l’humain est au cœur de Hive agency, nous souhaitons fournir du travail de qualité et du professionnalisme.
Que ce soit à travers un suivi, un cadre, et des solutions.
Ils nous ont fait confiance !
NOUS AVONS ACCOMPAGNÉ + de 80 entrepreneurs à trouver leur assistante.
Avis Souad - Avocate et formatrice pour avocate
Avis Delphine - Coach business
Avis Camille - Coiffeuse et formatrice coiffure
Avis Perrine - process industriel
Avis Anja
Avis Julie - Professeur de Yoga
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L’humain, la communication et les échanges sont des éléments fondamentaux pour moi.
C’est pour cela que je prends plaisir à vous lire, mais aussi à venir à votre rencontre, basée à Ondres, je me déplace sur toute la côte basco-lanadaise. à vous répondre, et à découvrir vos projets.
Vous pouvez me contacter de plusieurs façons :
Depuis le formulaire ci-dessous, ou encore depuis mon compte Instagram, ou tout simplement en m’envoyant un mail à contact@hive-agency.fr
formulaire de contact
Vous avez une question, une demande particulière ou vous souhaitez tout simplement m’écrire ?
N’hésitez pas ! Je vous répondrai avec plaisir.
