Quelles sont les 3 conditions d’une délégation réussie ?
Que vous soyez prestataires de services, coachs, formatrices ou gérantes d’e-shops, vous savez combien il est crucial de pouvoir se concentrer sur ce que vous faites de mieux.
Déléguer certaines de vos missions, en particulier la gestion administrative, peut être une étape décisive dans le développement de votre entreprise. Cependant, pour assurer le succès de cette démarche, certaines conditions pour une délégation réussie doivent être réunies. Je vous les explique une par une dans la suite de cet article.
#1. Les conditions d’une délégation réussie : la préparation
La première étape vers une délégation efficace est une préparation minutieuse.
Cela commence par la création d’une fiche de poste détaillée, qui décrit :
- non seulement les missions à déléguer,
- mais aussi les compétences requises pour les accomplir
- et les valeurs que vous recherchez dans le profil de votre future collaboratrice ou de votre futur collaborateur.
Avant de déléguer, il est également essentiel de préparer votre propre mindset.
Comprendre que lâcher prise sur certaines tâches permet de libérer du temps pour des activités à plus haute valeur ajoutée est un changement de perspective nécessaire. Parfois, cela peut faire peur et nous bloquer pour avancer.
Enfin, établir des processus clairs et documentés avant de déléguer facilite grandement la transmission des tâches. Ces étapes forment le socle des conditions pour une délégation réussie.
Une bonne préparation s’apparente à la construction des fondations d’une maison. Sans cela, tout ce qui est construit par la suite risque de s’effondrer.
En préparant correctement la délégation, vous vous assurez non seulement que la personne qui reprendra les tâches aura toutes les clés en main pour réussir, mais également que vous serez sereine en lui confiant ces responsabilités.
#2. (S’)accorder du temps pour trouver la bonne personne
La deuxième condition pour une délégation réussie est de consacrer suffisamment de temps à trouver la personne idéale.
Il peut être tentant de vouloir accélérer ce processus, mais prendre le temps de recruter la bonne personne est un investissement pour l’avenir de votre entreprise.
Trouver la bonne personne, c’est :
- établir le profil type de sa collaboratrice (son collaborateur) idéal,
- passer une annonce,
- éplucher les candidatures,
- faire les sessions de recrutements,
- apporter une réponse à chaque candidature.
Si vous n’avez ni le temps ni l’envie de gérer ce processus de recrutement pour déléguer, vous pouvez envisager de vous faire accompagner par des agences spécialisées comme la Hive Agency.
Une fois la perle rare trouvée, il est crucial de lui consacrer du temps pour l’accueillir, la former et lui montrer les processus en place.
L’intégration et la formation de votre nouvelle collaboratrice (nouveau collaborateur) sont des étapes clé.
Une bonne intégration assure non seulement que la personne comprend bien son rôle et les attentes que vous avez envers elle, mais elle favorise également son engagement et sa motivation.
Prendre le temps de bien former votre nouvelle recrue sur les processus et les outils qu’elle utilisera est également essentiel.
Cela garantit une transition en douceur et limite les erreurs ou les malentendus.
#3. Suivre et évaluer les résultats de la délégation
Enfin, la dernière des conditions pour une délégation réussie est le suivi et l’évaluation des résultats.
Cela implique de mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité de la délégation dès le début de la collaboration. Même s’ils vont évoluer au fur et à mesure du temps, il est nécessaire de pouvoir estimer l’avancement des tâches confiées.
Un suivi régulier permet de s’assurer que les tâches déléguées sont réalisées comme prévu et d’identifier rapidement les éventuels problèmes ou les besoins de formation supplémentaire.
L’évaluation régulière des résultats et des processus de délégation est cruciale.
Elle vous permet d’ajuster les tâches, les processus ou même de revoir le profil de la personne déléguée si nécessaire.
Il est important de se rappeler que la délégation est un processus dynamique et évolutif. Vos besoins et ceux de votre entreprise changent, tout comme les compétences et les capacités de vos collaborateurs.
Quand les conditions d’une délégation réussie ne sont pas réunies
Les conséquences d’un mauvais recrutement peuvent courir plusieurs mois et avoir des répercussions diverses :
- surmenage pour l’entrepreneure,
- sur-utilisation des compétences du reste de l’équipe,
- stagnation de l’entreprise,
- perte de temps, de ressources et de finances,
- erreurs et baisse de qualité dans le travail effectué,
- baisse de la productivité,
- impact sur le moral de l’équipe,
- dommages à la réputation de l’entreprise,
- risque juridique et financier suivant les tâches confiées,
- impact sur les décisions stratégiques,
- problèmes de communication,
- perte de chiffre d’affaires,
- risque de devoir relancer un deuxième recrutement en urgence,…
En résumé, les trois conditions pour une délégation réussie sont une préparation approfondie, le temps accordé à la sélection et à l’intégration de la bonne personne, et enfin un suivi et une évaluation réguliers des résultats.
En respectant ces étapes, vous maximisez les chances de succès de votre délégation, ce qui vous permettra de vous concentrer sur le développement stratégique de votre entreprise.
Déléguer n’est pas toujours évident, et nous le savons à l’Agence des Assistantes Virtuelles, la Hive Agency. C’est pourquoi, en plus de vous trouver la perle rare parmi nos pépites, nous mettons à la disposition de nos clientes des coachs business et des OBM (Online Business Manager) pour les épauler. Contactez-nous dès maintenant afin de parler de votre projet de délégation ! Nous serons ravies de vous aider à aller plus loin !
