Mesurer l’efficacité d’une collaboration est crucial. Surtout quand il s’agit de la relation entre une entrepreneure du web et son assistante virtuelle.
On connaît tous les enjeux derrière l’intégration d’une autre professionnelle dans son projet entrepreneurial !
En effet, vous avez peut-être déjà franchi le pas et embauché une assistante virtuelle. Elle vous aide à gérer et à développer votre entreprise grâce aux missions que vous lui avez confiées.
Elle fait partie intégrante de votre stratégie business pour atteindre vos objectifs à court, moyen et long terme.
Mais comment savoir si cette collaboration porte vraiment ses fruits ?
Cet article va vous guider à travers les étapes et les indicateurs clés pour évaluer l’efficacité de cette relation professionnelle cruciale.
Les prérequis d’une collaboration réussie.
Une collaboration réussie ne se produit pas par hasard.
Elle nécessite de mettre en place un environnement propice pour permettre à ce que la délégation se passe du mieux possible.
Pour cela, voici quelques points à ne pas négliger :
- Identifier les tâches à déléguer.
- Pratiquer le lâcher prise et travailler son mindset pour déléguer efficacement.
- Mettre en place des processus.
- Choisir avec soin votre assistante virtuelle.
- Établir une communication saine.
- Ajuster en fonction des retours.
Ce sont ces premières fondations qui permettront de construire une collaboration efficace par la suite.
Avant de mesurer l’efficacité d’une collaboration : identifier les tâches à déléguer.
Avant de commencer toute collaboration, il est impératif de savoir exactement ce que vous souhaitez déléguer.
Faites une liste de tâches qui ne requièrent pas votre expertise spécifique et qui pourraient être réalisées efficacement par une assistante.
Pratiquer le lâcher prise et travailler son mindset pour déléguer efficacement.
La délégation peut être difficile au début, surtout si vous avez l’habitude de tout gérer vous-même.
Apprendre à lâcher prise est crucial pour permettre à votre assistante de montrer son efficacité.
Hive Agency vous accompagne à chaque étape de votre délégation en vous proposant de préparer cette étape avec une Online Business Manager ou une coach de l’équipe. N’hésitez pas à vous renseigner.
Mettre en place des processus.
La clarté dans les missions et les deadlines contribue grandement à l’efficacité d’une collaboration.
Il est important que chaque tâche soit bien définie et que les délais soient clairement indiqués.
Travaillez vos processus en amont afin d’accueillir votre assistante avec une méthode de travail déjà établie.
Choisir avec soin votre assistante virtuelle.
Prenez le temps de définir vos besoins : votre assistante a-t’elle besoin de maîtriser un outil particulier ? Avez-vous des impératifs quant au choix de la personne ? Qu’elles sont les qualités indispensables pour vous ?
Cela vous aidera lors de la validation de votre nouvelle collaboratrice.
Prenez le temps aussi de former votre assistante virtuelle à vos méthodes de travail et aux outils que vous utilisez pour assurer une transition en douceur.
Établir une communication saine.
Établir des canaux de communication clairs dès le départ évitera bien des maux de tête. Que ce soit via Slack, WhatsApp, email ou des appels vidéo réguliers, une communication claire est essentielle.
Le feedback est crucial pour l’amélioration continue. Il est important d’établir un système de retour d’information où les deux parties peuvent discuter ouvertement des réussites et des domaines d’amélioration.
Ajuster en fonction des retours.
Les besoins de votre entreprise évolueront et votre collaboration devrait être flexible pour s’adapter à ces changements.
Soyez prête à ajuster les termes de la collaboration en conséquence, tout autant que les processus.
Comment mesurer l’efficacité d’une collaboration ?
Une fois les fondations bien mises en place, comment mesurer l’efficacité d’une collaboration avec votre assistante virtuelle ?
Faire le point sur les objectifs et le retour sur investissement (ROI) financier.
Une entreprise se pilote avec des données financières.
Tenir un tableau de bord est une excellente façon de suivre l’avancement des objectifs qui ont été fixés.
Cela vous permet de calculer le « coût total de l’assistante virtuelle », y compris les frais et les outils utilisés.
Et comparez-le aux revenus ou aux économies générées directement ou indirectement par son travail.
Vérifiez que vous avancez bien ensemble pour atteindre les résultats escomptés et que votre plan d’action avance.
Valider le gain de temps retrouvé pour l’entrepreneure.
L’un des objectifs principaux de la délégation est de vous libérer du temps.
Que ce soit pour vous consacrer à d’autres tâches de votre entreprise, à retrouver un équilibre vie privée/vie professionnelle ou encore de vous lancer dans de nouveaux projets.
Cet objectif est-il atteint ?
Combien d’heures avez-vous pu consacrer à des activités à plus haute valeur ajoutée depuis que vous avez délégué certaines tâches ?
Mesurer la qualité du travail de votre assistante.
La qualité des tâches réalisées est un autre point important pour mesurer l’efficacité d’une collaboration.
Que vous ayez choisi votre assistante pour une compétence complémentaire, ou pour chouchouter vos clients, le résultat est là ? Répondez-vous plus rapidement à vos clients ? Votre gestion administrative est-elle plus encadrée ? … ?
Évaluez ces points et vérifiez s’ils correspondent à vos standards de qualité.
Respect des délais et taux d’achèvement des tâches.
Le respect des échéances et la complétion de toutes les tâches attribuées dans les temps sont des indicateurs d’efficacité que vous pouvez également prendre en compte.
Satisfaction mutuelle et communication fluide.
Le niveau de satisfaction mutuelle et la qualité de la communication entre vous et votre assistante sont des indices non-négligeables d’une collaboration efficace.
Je dis toujours que le feeling est un critère essentiel pour que les missions se passent bien sur le long terme.
Arrivez-vous bien à échanger ? Les informations se passent-elles bien ? Comment est la communication entre vous ?
Mesurer l’efficacité d’une collaboration n’est pas seulement une étape finale, mais un processus continu qui démarre bien avant de choisir votre assistante virtuelle.
Faites des feedbacks réguliers, soyez à l’écoute et n’hésitez pas à ajuster les processus pour une meilleure productivité et une satisfaction mutuelle.
Si vous êtes prête à franchir le pas et à maximiser votre productivité, l’agence Hive Agency est là pour vous accompagner dans le processus. Elle vous aidera à trouver l’assistante virtuelle idéale, mais pas que !
Elle vous mettra également en relation avec des professionnelles qualifiées, OBM et coachs, pour que l’ensemble de ces étapes se passent efficacement.
Contactez-moi sans attendre pour débuter cette nouvelle étape de croissance de votre business !