Déléguer une partie de vos missions à votre assistante virtuelle est une étape importante dans la croissance de votre entreprise. Cependant, pour réussir cette collaboration, il est essentiel que vous puissiez travailler ensemble de manière efficace et harmonieuse.
Votre assistante va vous permettre d’alléger vos tâches quotidiennes.
Ainsi, les avantages de compter sur elle et de déléguer sont nombreux : gain de temps, flexibilité, économies financières, diminution de votre charge mentale, accroissement de votre activité…
Elle est un réel atout dans votre business si vous réussissez, toutes les deux, à créer un partenariat efficace et performant.
Voici mes 10 conseils pour construire une relation saine et équilibrée dès le début de votre collaboration.
#1. Prendre le temps de bien recruter votre assistante virtuelle pour réussir sa collaboration.
La première étape pour réussir sa collaboration avec son assistante est sans surprise de bien la choisir !
Il est nécessaire de définir les compétences et les qualités que vous recherchez chez votre future collaboratrice.
Au départ, commencez par poser vos besoins, et par définir une fiche de mission.
Ensuite, faîtes appel à l’agence des assistantes Hive Agency pour trouver la bonne personne.
Prendre le temps de faire le bon recrutement est fondamental.
Le feeling, la communication, les compétences métiers, vos besoins, votre budget, …
Tous ces points sont à prendre en compte pour trouver votre future perle rare.
#2. Accorder du temps à votre assistante.
Vous avez trouvé l’assistante qui va vous accompagner dans la réalisation de vos objectifs.
Maintenant, vous allez devoir lui accorder du temps.
Pour gagner en productivité sur le long terme, il est indispensable de prendre ce temps au départ ensemble pour poser les bases de votre collaboration.
En effet, votre assistante va avoir besoin d’être guidée, et d’être formée pour bien comprendre votre entreprise, vos processus et vos attentes.
Vous pouvez prévoir plusieurs réunions régulières dans un premier temps pour l’accueillir et répondre à ses premières questions.
Une fois complètement autonome, ces points pourront être espacés.
#3. Lui mettre à disposition les outils nécessaires.
Pour que votre assistante puisse travailler efficacement, il est important de lui fournir les outils, et les accès, dont elle a besoin.
Cela peut être :
- un espace de travail collaboratif ou un logiciel de gestion de projet comme Asana, Trello, Click Up ou Notion.
- Un dossier de partage de fichiers comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox.
- Mais aussi un accès à un outil de communication comme Slack, Skype, WhatsApp, Zoom, …
#4. Partager vos processus business.
Non, votre assistante ne pourra pas « deviner » votre mode de fonctionnement !
Encore moins, si tout est « dans votre tête » ! Elle a besoin que vous partagiez vos processus.
Si jamais vous n’avez pas encore pris le temps de poser clairement vos process, je vous conseille de remettre tout à plat avec une Online Business Manager en amont.
Ainsi, pour faciliter la collaboration, il est important de partager vos processus avec votre assistante virtuelle :
- procédures pour la gestion des projets,
- instructions pour la programmation de contenus,
- onboarding de vos clients, …
Cela permettra à votre assistante virtuelle de comprendre comment vous travaillez et de s’adapter rapidement.
Elle sera aussi force de proposition pour améliorer l’existant.
Si vous avez des processus spécifiques, partagez-les dès le début de la collaboration.
Vous éviterez ainsi de perdre du temps inutilement.
#5. Définir clairement vos attentes.
Pour éviter les malentendus et les erreurs, définissez clairement vos attentes avec votre assistante virtuelle.
Cela peut inclure la façon de collaborer, les délais, les objectifs attendus, les règles de communication, …
Assurez-vous aussi d’être à l’écoute de ses attentes dès le début.
Refaire un point régulièrement vous assurera que tout est clair et compris.
#6. Établir une communication claire et régulière.
La communication est la base d’une bonne relation quelle qu’elle soit. Vos échanges doivent être clairs, simples et réguliers.
Définissez en amont les canaux de communication à privilégier : appels vidéo, e-mails, messageries instantanées, … Tenez-vous-y.
Assurez-vous également de répondre rapidement aux questions de votre assistante.
Cela lui permettra de ne pas bloquer sur une tâche en attendant un retour de votre part.
En communiquant régulièrement, vous pouvez également établir une relation de confiance et surtout un respect mutuel.
Si important pour réussir sa collaboration professionnelle !
#7. Fixer ensemble des objectifs clairs.
En plus de vos propres objectifs business, il est important de fixer, avec votre assistante virtuelle, ses propres objectifs.
Pourquoi travaillez-vous ensemble ? Quels sont les résultats que vous souhaitez obtenir grâce à son aide ? Quel est l’objectif visé ?
En ayant une vision commune claire, vous pouvez mieux mesurer les progrès et vous assurer que les tâches sont bien accomplies.
#8. Donnez des feedbacks constructifs.
Votre collaboration est bien établie. Les semaines passent et les missions s’enchaînent.
Néanmoins, vos objectifs et les missions évoluent.
Il est alors nécessaire de faire un bilan pour apporter des feedbacks constructifs de part et d’autre.
En donnant des retours constructifs, vous pouvez aider votre assistante virtuelle à mieux comprendre vos attentes.
Et, en échange, vous pourrez améliorer les processus qui montrent des faiblesses ou encore discuter de la réussite de votre collaboration.
#9. Définir des limites claires et respecter vos besoins mutuels.
Comme chacun d’entre nous, vous avez des besoins mutuels distincts.
Ils peuvent concerner des :
- horaires de travail à respecter (non, on n’est pas joignable h 24 en tant qu’entrepreneure !),
- des missions en dehors de ses domaines de compétence,
- ou encore des tâches urgentes sans préavis, …
Veillez à établir des limites claires avec votre assistante est un atout pour ne pas créer de frustration.
Vous pouvez ainsi mieux gérer les attentes de chacune.
#10. Lui faire confiance.
J’aurai pu commencer par ce conseil si précieux !
Si vous avez décidé de travailler avec cette assistante en particulier, c’est que vous avez estimé qu’elle est digne de confiance pour gérer une partie de votre business.
Elle est là pour vous aider et pour vous épauler.
Profitez donc de son professionnalisme, et laissez-lui la liberté de prendre des décisions dans son domaine d’expertise.
Avez-vous des conseils à partager vous aussi pour réussir sa collaboration avec son assistante ?
Si vous êtes encore à la recherche de votre perle rare, réservez dès maintenant votre appel découverte avec l’Agence Hive Agency.
