Comment recruter son assistante virtuelle efficacement ? Quand on est entrepreneures, on a envie de pouvoir déléguer à une personne de confiance. Une assistante compétence, professionnelle, experte,… Mais aussi avec qui on a le bon feeling !
Néanmoins, avouons-le, nous n’avons pas le temps de passer des mois et des mois pour faire ce recrutement.
Bien que faire un mauvais choix nous fasse peur, nous avons envie de trouver rapidement la bonne personne. Celle avec qui la communication sera fluide et le travail évident. L’assistante idéale pour nous aider à faire grandir notre business en somme.
C’est pourquoi je tenais à partager avec vous 5 conseils pour recruter son assistante virtuelle. Le but étant de vous épauler un maximum dans cette prise de décision.
Mes conseils vont principalement tourner autour de la préparation du recrutement. C’est-à-dire les bases que vous devez poser en amont pour mettre en place la meilleure des collaborations futures.
#1. Recruter son assistante virtuelle : déterminer vos besoins.
La première action que je vous conseille est de déterminer vos besoins, en termes de compétences et de tâches à déléguer.
C’est une étape où vous pouvez vous faire épauler d’une Office Business Manager par exemple. Si c’est votre cas, je vous invite à me contacter pour en parler.
Si vous déterminez vos besoins seule, voici 3 étapes qui peuvent vous aider :
- Prenez une feuille blanche (#teampapier) et listez toutes les tâches que vous faites dans votre business. Que ce soit sur une journée, une semaine ou au mois (pour les missions ponctuelles comme l’édition des factures par exemple).
N’oubliez pas de détailler également les micro-tâches. En effet, parfois derrière une seule tâche, il y a en réalité 10 actions à mettre en place.
- Surlignez ce que vous aimez faire et/ou ce que vous souhaitez conserver. Cela concerne également les tâches que vous ne souhaitez pas déléguer pour le moment pour x raisons.
- Vous obtenez ainsi une liste de toutes les missions qu’il reste. Cela correspond potentiellement à tout ce que vous souhaitez déléguer.
- Classez toutes ces missions par ordre de priorité ou de catégories (administratif, communication,…).
Cette étape est déterminante dans la réussite de votre futur recrutement. Pourtant, elle est trop souvent négligée impliquant le choix d’un mauvais profil ou d’une collaboration bancale.
C’est aussi le moment de déterminer le budget que vous êtes prêtes à allouer à cette délégation.
#2. Déterminer le profil de votre assistante « idéale ».
Pour cette seconde étape, nous allons faire le point sur vos attentes en termes de valeurs humaines.
Vous pouvez utiliser vos anciennes expériences pour établir un profil type. Il s’agit de faire coïncider vos personnalités, vos modes de fonctionnement, vos énergies ou encore vos organisations.
Voici quelques questions à vous poser pour vous aider à déterminer ce profil idéal :
- Qu’est-ce qui m’a plu chez les personnes avec qui j’ai déjà collaboré/travaillé ?
- Avec quel type de personnes (calme, organisée, très énergique,…) je souhaite collaborer ?
Il s’agit d’un réel exercice de vision et d’introspection pour trouver la bonne personne pour vous.
#3. Déterminer le fonctionnement de la collaboration.
Il est nécessaire dans cette troisième étape de poser des fondations solides pour votre future collaboration.
Plus la collaboration est claire dès le départ, et plus elle sera fluide sur le long terme.
Ainsi, définissez en amont :
- Quels seront vos moyens de communication (mail, SMS, WhatsApp, …) et leurs modalités ?
- Souhaitez-vous mettre en place des réunions régulièrement ? Sous quelle forme et quelle fréquence ?
- Quel sera votre outil de gestion et d’organisation (Notion, Click Up, Trello, Asana…) ?
Si jamais vous avez des exigences côté expertise outils, listez les également.
Enfin, posez-vous des questions sur l’implication que vous attendez de la part de votre future assistante virtuelle :
- Une collaboratrice qui gère les tâches attendues.
- Ou une assistante qui soit aussi force de proposition, d’échanges, de conseils, …
#4. Définir le temps dédié à votre future assistante.
Maintenant que vous savez ce que vous voulez, c’est le moment de vérifier que vous avez du temps pour recruter votre assistante virtuelle.
Même si ce n’est que 20 minutes chaque matin, ce temps est nécessaire pour votre collaboration.
Au démarrage de la délégation, celle-ci va vous demander beaucoup d’implication, d’investissement et d’adaptation. C’est également le cas pour votre assistante virtuelle qui va devoir s’imprégner de votre univers, comprendre vos besoins et votre mode de fonctionnement.
Voici ce qu’il va vous falloir prendre en compte et bloquer dans votre planning :
- Faire passer les entretiens à 1 ou plusieurs assistantes virtuelles.
- Valider le profil qui vous correspond.
- Mettre en place la collaboration.
- Échanger sur vos processus et votre mode de fonctionnement.
- Répondre aux questions et aux besoins de votre assistante.
- Apprendre à vous connaître pour votre collaboration.
Cela nécessite qu’une écoute active soit présente des deux côtés, et que vous bloquiez du temps en amont. Cela vous évitera de vous sentir dans le rush au moment de commencer à recruter votre assistante.
#5. Faire passer des entretiens aux assistantes virtuelles.
Vous recherchez une vraie collaboration qui fonctionne sur le long terme.
Par conséquent, accordez un vrai moment d’échange pendant les entretiens. Puis prenez du recul sur cette rencontre. Demandez-vous comment vous vous êtes senties pendant la discussion. Étiez-vous à l’aise ? La communication était-elle fluide et facile ? L’assistance rencontrée a-t-elle répondu à vos attentes ?
Pesez-le pour et le contre avant de prendre une décision réfléchie.
Et n’oubliez pas de faire confiance à votre intuition aussi. Que ce soit pour un coup de cœur ou pour quelque chose qui vous bloque, elle vous guidera également dans votre choix final.
En s’aidant de la fiche de poste établie (étapes 1 à 3) et du feeling ressenti, vous pourrez trouver la collaboratrice parfaite pour vos besoins.
Et si vous ne souhaitez pas faire ce recrutement par vous-mêmes, je vous invite à réserver votre appel découverte avec la Hive Agency. L’agence d’assistantes virtuelles sera ravie de vous proposer des profils d’assistantes virtuelles parmi nos propres perles.
Et vous, où en êtes-vous du recrutement de votre propre assistante virtuelle ?
