Peut-être avez-vous déjà les pieds à moitié dans l’eau, un livre à la main et l’esprit en congé. Ou, qu’au contraire, vous ne savez pas comment déconnecter sereinement alors que votre train part demain matin et que vos valises ne sont pas prêtes ! Pouvoir prendre de vraies pauses quand on est à son compte est un réel besoin, mais qui nécessite un peu d’organisation en amont. C’est pourquoi j’avais envie de vous proposer, avec la période estivale qui arrive, mes astuces pour préparer ses vacances en tant qu’entrepreneure.
Avoir pris le temps de vérifier les impératifs, et déléguer ce qui peut l’être avant son départ, va vous permettre de mettre votre cerveau en OFF quelques jours. Et de profiter pleinement du moment en dehors de votre quotidien professionnel, sans vous demander si le devis de votre cliente est bien parti à temps.
Quels sont les points d’attention à vérifier ou à terminer avant le grand départ pour vos vacances ? Comment préparer ses vacances pour avoir l’esprit léger ?
Préparer ses vacances en tant qu’entrepreneure : prévenir ses clients
Préparer ses vacances en tant qu’entrepreneure, c’est aussi anticiper ses absences pour prévenir ses clients.
Ainsi, je vous conseille de leur envoyer un mail plusieurs semaines avant en leur précisant :
- Vos dates d’absence,
- Votre date de reprise,
- Et les dispositions prises pendant vos congés (qui ils peuvent contacter, etc …).
N’oubliez pas de leur préciser également de l’état d’avancement de leurs dossiers avant votre départ, et de terminer les missions en cours.
Vous pouvez également anticiper certaines missions si cela est possible, par exemple en programmant le contenu de votre client pendant vos congés.
Faire un point avec votre assistante virtuelle
Votre assistante virtuelle est votre vrai atout pour la gestion de votre absence.
Afin que le relais soit efficace, prévoyez une réunion avec elle avant votre départ en congés.
Ainsi, vous pourrez mettre à plat :
- Les dossiers en cours,
- Les points d’attention pendant votre absence,
- Les tâches qui nécessitent qu’elle prenne le relais, …
Je vous conseille aussi de réserver un temps dès votre retour avec elle pour faire le bilan de ce qui s’est passé pendant vos vacances.
N’oubliez pas également de donner toutes les informations, documents, directives,… à vos collaborateurs avant départ, afin qu’ils puissent continuer leurs missions efficacement en votre absence.
Et si actuellement vous travaillez seule, ou que votre assistante est en congés sur la même période que vous, ce n’est pas un problème.
N’hésitez pas à contacter l’agence Hive Agency qui saura vous proposer des solutions ponctuelles ou durables pour vous proposer une collaboratrice hors pair.
Vous pouvez réserver votre appel découverte pour parler de votre besoin et découvrir votre perle rare.
Répondre à tous vos messages
Le Customer Care a pris une importance capitale dans un business, et fait partie intégrante de la réussite d’une entrepreneure sur le long terme.
Prendre soin de ses clients, ses abonnés, … est donc nécessaire.
Alors, avant de couper complètement, prenez le temps de répondre à vos SMS, à vos mails, et aux messages reçus sur vos différents réseaux sociaux.
L’objectif étant de se rapprocher de l’Inbox Zero. Ce concept préconise de traiter tous les mails, et pas seulement de les lire.
Vous pouvez ainsi choisir 4 actions pour atteindre ce but avant votre départ :
- Les supprimer,
- Déléguer la gestion du mail,
- différer votre réponse,
- ou réaliser la tâche.
Enfin, une fois tous vos messages traités, paramétrez un message d’absence sur vos différentes messageries.
Sans oublier d’indiquer votre date de retour, et de donner le contact de votre assistante en cas de besoin.
Être à jour dans votre comptabilité et votre administratif
Il est important de partir l’esprit tranquille du côté de votre comptabilité.
Ainsi, vérifiez que vous êtes bien :
- à jour dans vos factures côté réceptions et envois.
- Et que vous avez effectué (ou programmé) les paiements en attente.
Côté administratif, il peut s’agir de bien réaliser vos déclarations mensuelles (l’URSSAF par exemple) et de remplir vos suivis de tableaux de bord.
Programmer vos contenus
Si vous avez opté pour une stratégie de contenu pour le développement de votre business, alors restée régulière sur votre production est importante.
Vous souhaitez peut-être ne pas faire de coupure pendant vos congés pour votre communauté.
Grâce à votre calendrier éditorial, vous allez pouvoir mieux préparer votre absence.
Que ce soit sur votre blog, sur vos réseaux sociaux ou professionnels, ou encore sur votre Newsletter.
Programmer vos posts afin de ne pas vous en inquiéter pendant vos congés, tout en laissant votre stratégie continuer à travailler pour vous.
Ou déléguer cette mission à un membre de votre équipe, comme votre assistante virtuelle.
Si vous choisissez de ne rien poster pendant cette période, informer juste votre communauté de votre absence.
Faire le bilan de mi ou fin d’année
Si vos vacances tombent en mi-année (vacances estivales) ou en fin d’année (fêtes de Noël), c’est le moment idéal pour faire un bilan sur la période écoulée.
Préparer ses vacances en tant qu’entrepreneure, c’est aussi prendre du recul sur son activité et poser les résultats & avancements avant de reprendre les choses en main après ses congés.
Pour cela, prenez un moment pour faire un état de :
- L’avancement de vos objectifs,
- Les résultats obtenus,
- les réussites et les échecs actuels.
Cela vous permettra de noter les pistes d’amélioration à mettre en place dès votre retour, et à ajuster votre plan d’action pour atteindre vos objectifs.
Planifier votre retour de vacances
Je sais que parler de retour de vacances quand vous n’êtes pas encore parties, c’est un petit peu difficile. Je m’en excuse par avance.
Mais anticiper cette reprise, va vous permettre de la rendre plus douce.
Et cela fait partie aussi, à mon sens, du processus pour préparer ses vacances en tant qu’entrepreneure.
Ainsi, je vous conseille de gérer votre planning de retour en amont :
- vérifier vos rendez-vous et confirmer les si besoin.
- Bloquer des jours sans rien de prévu afin de vous laisser une marge de temps pour prendre connaissance des dossiers en cours à votre retour.
Pouvoir aménager votre reprise va vous permettre de ne pas perdre les bienfaits de vos vacances, et l’énergie récupérée en deux jours.
Préparer ses vacances en tant qu’entrepreneure et puis déconnecter
Prendre le temps de préparer ses vacances en tant qu’entrepreneure va vous permettre de :
- Partir sereinement en ayant terminé votre to do list.
- Savoir que les missions clients sont sous contrôle et que les délais sont maîtrisés.
- Ne pas laisser traîner une facture importante.
- Organiser le relais avec votre assistante virtuelle, et vos collaborateurs.
- Anticiper votre reprise.
Maintenant que tout cela est pris en compte et réalisé : profiter de ces jours loin de votre business en mettant votre cerveau en mode OFF !
De vrais jours de déconnexion totale, où votre entreprise continuera de tourner pendant que vous profiterez de vos congés.
Et vous, comment organisez-vous votre départ en congés ? Avez-vous mis en place un processus ? Dites-le-nous en commentaires.
N’oubliez pas de contacter l’agence si vous avez besoin de vous faire épauler par une assistante pendant cette période de repos.
