Il est temps pour vous de préparer le recrutement d’une assistante virtuelle.
En effet, vous sentez que vous avez besoin de vous dégager du temps pour vous recentrer sur votre cœur de métier.
Et, qu’en plus, pour atteindre la prochaine marche de vos objectifs, il va vous falloir un coup de pouce.
En effet, faire évoluer votre chiffre d’affaires va nécessiter de vous détacher de certaines missions qui vous prennent trop de temps ou pour lesquelles vous n’avez pas les compétences suffisantes.
Et pour ce faire, il est possible de faire appel à l’agence Hive Agency pour être mis en relation avec l’assistante idéale.
Celle qui correspond parfaitement à vos besoins de délégation.
Néanmoins, avant cette rencontre, il va être nécessaire de préparer votre recrutement.
Cela vous permettra d’accueillir une prestataire efficacement dans votre équipe.
Que ce soit sur une collaboration de courte ou de longue durée.
Je vous explique comment préparer l’arrivée d’une nouvelle collaboratrice dans cet article :
- connaître les tâches que vous souhaitez déléguer,
- préparer une fiche de recrutement,
- et enfin trouver le profil parfait.
Surtout sans passer par des heures et des heures de CV décevants et d’entretiens à faire passer.
#1. Lister toutes vos tâches avant le recrutement d’une assistante virtuelle
Avant de passer au recrutement en lui-même de votre perle, il est conseillé de préparer cette collaboration en amont.
C’est pourquoi je vous conseille dans un premier temps de lister toutes les tâches professionnelles que vous faites dans la semaine. Qu’elle soit rapide ou plus complexe, n’en oubliez aucune.
Pensez aussi aux missions que vous ne réalisez qu’une seule fois par mois.
Cela peut être par exemple la déclaration de votre chiffre d’affaires aux organismes de l’État, la facturation de vos clients, l’envoie de cadeaux à vos nouvelles clientes ou encore la vérification de votre stock de matériel…
Tout doit figurer dans votre liste afin qu’elle soit complète.
Pourquoi tout poser par écrit ? Parce que cela vous permettra de prendre du recul sur vos business et surtout, sur toutes les missions qui y sont rattachées.
Vous allez pouvoir estimer :
- les tâches qui vous demandent trop de temps,
- celles qui nécessitent des compétences supplémentaires
- ou encore celles que vous n’aimez pas faire vous-même.
Cette liste va vous être le point de départ de votre préparation au recrutement.
Bloquez-vous plusieurs jours pour être sûre de ne rien oublier.
#2. Choisir les tâches que vous souhaitez garder
Une fois votre liste complétée, il va être temps de trier les tâches plus distinctement entre :
- les tâches que vous voulez garder (surlignez-les)
- et les autres.
Les missions que vous ne souhaitez pas déléguer peuvent correspondre à :
- votre domaine d’expertise, et donc à votre cœur de métier.
- Des décisions stratégiques pour l’avancement de votre business.
- Des parties que vous adorez faire dans votre entreprise,
- Ou encore des tâches que vous ne vous voyiez pas du tout déléguer (que ce soit sur le moment ou jamais même).
Votre liste va donc être séparée en deux pôles.
À vous de mesurer ce qui doit rentrer dans les missions à déléguer et celles qui nécessitent de rester complètement sous votre responsabilité.
#3. Déléguer les tâches restantes
Les missions qui sont encore dans votre liste, celles qui ne sont pas surlignées, correspondent alors aux tâches que vous souhaitez déléguer.
Afin de mieux préparer le recrutement d’une assistante virtuelle, hiérarchisez ces tâches :
- Commencez par les catégoriser. Peut-être que plusieurs d’entre elles correspondent à une même compétence ou un même domaine spécifique. Cela permettrait d’identifier s’il vous faudra recruter une assistante virtuelle spécialisée.
- Ensuite, priorisez vos besoins. Quelles sont les missions qui sont urgentes et qui doivent être confiées à votre future assistante rapidement ? Quelles sont celles qui nécessitent une compétence experte (ou par exemple une obligation légale) sous un court délai ?
Cela vous permettra de savoir quelles sont les tâches à confier en priorité et quel profil recherché lors de votre futur recrutement.
#4. Créer une fiche de recrutement pour votre assistante virtuelle
La fiche de recrutement est le premier outil qui vous sera utile lors de votre processus de recherche.
Elle va reprendre tous les éléments nécessaires à votre future collaboration.
Elle permettra aussi d’aller plus vite dans le choix de votre assistante en ayant posé au préalable tout le contexte de votre recherche (entreprise, vision, besoin, budget, profil privilégié,…).
Voici une liste non-exhaustive des éléments que vous allez intégrer à cette fiche de recrutement pour une assistante virtuelle :
- Les missions que vous souhaitez confier à votre future collaboratrice.
- Les compétences ou expertises dont vous allez avoir besoin (connaissances outils, spécificité métier,…).
- Vos attentes (objectifs, organisation interne,…) par rapport à votre future assistante virtuelle.
- Le nombre d’heures que vous souhaitez déléguer.
- Le budget alloué pour le poste,
- Le type de poste recherché (CDI, CDD, stagiaire, alternant, freelance,…).
- Les valeurs personnelles et professionnelles attendues.
Prenez le temps de bien définir cette fiche.
Ce sont des éléments qu’il faut penser avant même de mettre une annonce ou de contacter l’agence d’assistantes virtuelles.
Elle vous permettra d’être clair sur celle que vous recherchez, et donc d’aller plus vite sur le recrutement en lui-même.
Vos attentes seront définies et comprises.
Vous gagnerez alors du temps, et serez préparée à déléguer efficacement.
#5. Confier votre recrutement d’une assistante virtuelle à une agence
Une fois tous ces axes de réflexions actés et définis, il est temps de vous attardez sur l’étape du recrutement d’une assistante virtuelle.
Néanmoins, votre temps n’est pas extensible.
Vous n’avez pas du tout envie d’éplucher des dizaines de CV sur votre temps de repos.
Ou de faire passer des entretiens sur du temps que vous n’avez déjà pas.
Ne vous souciez plus de cela, et confiez votre recherche à l’Agence des assistantes. Grâce à la fiche de recrutement préparée et de vos échanges, Hive Agency sera en mesure de vous proposer le profil idéal.
Celui qui répondra en tout point aux besoins que vous avez défini.
La Hive Agency vous mettra en collaboration avec la bonne assistante pour vous et pour votre business.
Réservez votre appel découverte pour déléguer enfin en toute sérénité !
