Quand on est entrepreneure en ligne, coach ou formatrice, on se rend vite compte que le temps est précieux et passe beaucoup trop vite dans une journée business bien chargée ! La délégation est un élément clé qui peut aider à retrouver plus de souplesse pour réussir et avancer rapidement.
Mais déléguer efficacement nécessite organisation et communication.
Heureusement, il existe des outils de productivité qui peuvent transformer cette étape en un vrai levier de croissance pour son entreprise.
Dans cet article, je vais partager avec vous 5 outils business incontournables pour gérer votre délégation plus sereinement. Que ce soit avec votre assistante virtuelle ou vos autres prestataires.
Voici les 5 outils de productivité dont nous allons parler :
- WhatsApp ;
- Notion ;
- Google Drive ;
- Discord ;
- Clockify.
#1. WhatsApp : communiquer rapidement et efficacement
Comme vous le savez, un des conseils prioritaires que je donne toujours quand on parle délégation, est de choisir un canal de communication principal !
Rien de pire que de recevoir de son assistante virtuelle des messages par mail, sur WhatsApp et en messagerie privée Instagram en même temps ! On ne sait plus où retrouver l’historique des conversations ensuite, et les discussions s’entrecroisent.
Quand il s’agit de communiquer efficacement, j’utilise pour ma part principalement WhatsApp.
Outils de productivité ne rime pas nécessairement avec complexité. WhatsApp est la preuve que parfois, la simplicité est le meilleur choix.
Si vous avez une équipe répartie à travers le monde, ou simplement si vous aimez avoir des échanges rapides avec votre assistante notamment, WhatsApp est votre meilleur allié.
Les petits + de WhatsApp :
- messagerie instantanée : discutez, échangez des informations, des fichiers, ou des photos en temps réel.
- Appels vidéo et vocaux : l’application est idéale pour un brief rapide ou une mise au point puisqu’il est possible d’envoyer des vocaux ou de faire des appels vidéos de bonne qualité.
- Groupe de discussion : si vous avez plusieurs prestataires dans votre équipe, vous pouvez créer des groupes en fonction de vos projets et gardez tout le monde informé en même temps.
Mon conseil outils de productivité :
WhatsApp, en plus de la version mobile, a aussi une version bureau. Elle est idéale si vous voulez éviter les distractions du téléphone.
#2. Notion : outils de productivité pour organiser vos idées et vos tâches
Un autre incontournable des outils de productivité est Notion.
Si vous rêvez d’un espace où chaque information a sa place, et 100% personnalisable à votre mode de fonctionnement, alors Notion est fait pour vous.
Ce système de gestion de contenu (CMS) offre une grande flexibilité pour créer et organiser tout votre business. Il vous permet de créer des pages, des bases de données, des listes de tâches ou encore des tableaux de bord. Et tout ça aux couleurs de votre entreprise !
Le seul bémol est qu’il faut avoir envie de construire un CMS de A à Z pour l’adapter à votre business. En effet, avec Notion, vous partez d’une page blanche !
Le gros avantage est que vous pouvez construire un espace collaboratif pour votre équipe avec des pages dédiées à chaque mission ou à chaque projet.
Les petits + de Notion :
- tableaux Kanban : si vous êtes habituées de Trello, alors vous retrouverez la vue Kanban pour visualiser l’avancement de vos tâches et de vos projets. Notion propose aussi des vues tables, tableaux, galeries, …
- Templates personnalisables : chaque page de Notion peut être adaptée à 100 % à vos besoins et votre mode de fonctionnement.
- Intégration d’outils tiers : avec Notion, vous pouvez connecter d’autres applications pour centraliser les informations. C’est le cas de Qonto, Tally Forms, Make, Typeform ou Zapier par exemple.
Mon conseil outils de productivité :
Prenez le temps de paramétrer les droits d’accès pour chaque membre de votre équipe.
#3. Google Drive : stocker et partager sans limite
Chaque entrepreneure a besoin d’un endroit pour stocker ses documents. D’autant plus quand on délègue une partie de ses missions. Chaque membre doit pouvoir avoir accès à certains documents ou pouvoir les stocker.
Google Drive est bien plus qu’un simple espace de stockage. En effet, il facilite la collaboration avec des partages simplifiés, la modification de documents en temps réel et s’intègre parfaitement avec d’autres services Google.
Pour ma part, par exemple, c’est sur cet outil que je vais venir :
- mettre à jour des tableaux de bord,
- stocker mensuellement les factures clients, les factures de dépense,
- ou classer les déclarations de charges et fiscales.
Les petits + de Google Drive :
- Partage simplifié : vous pouvez donner accès à vos fichiers de façon indépendante selon votre collaborateur en quelques clics.
- Collaboration en temps réel : votre équipe peut modifier (sur autorisation) vos documents à plusieurs, et même simultanément.
Mon conseil outils de productivité :
Ne stockez pas tous vos documents importants sur votre ordinateur. En cas de panne, vous risquez de ne pas les retrouver.
Confier à votre assistante par exemple la gestion mensuelle de l’archivage sur Google Drive pour plus de sécurité. Cela vous permettra également de vous y retrouver plus facilement.
#4. Discord : créer un espace dédié à votre équipe
Oui, malgré ce qu’on pense souvent, le serveur Discord n’est pas que pour les gamers !
Pour les entrepreneures du web comme nous, c’est un formidable outil de productivité. Avec des salons de discussion dédiés, une organisation par catégorie, et des notifications personnalisables, Discord devient un véritable bureau virtuel pour votre équipe.
Il permet de structurer les discussions et de s’y retrouver plus facilement.
Les petits + de Discord :
- salons textuels et vocaux : créez des espaces de discussion en fonction des sujets ou des projets.
- Organisation par catégories : structurez votre espace pour faciliter la navigation.
- Notifications personnalisables : restez informée sans être submergée.
Mon conseil outils de productivité :
Sur Discord, vous pouvez paramétrer des « bots » (robots en français) pour automatiser certaines tâches : modérer le serveur, créer des rappels d’événements, partager des messages automatiques, créer des rôles et instaurer un système de niveaux, …
#5. Clockify : gérer votre temps et déléguer
Parfois, une tâche qui nous semble prendre 15 minutes, dure en réalité 1 h 30 ! L’outil de gestion de temps Clockify vous permet de suivre chaque minute passée sur vos projets.
En suivant régulièrement votre planning, cela permet de mettre en avant des missions que vous pourriez déléguer ou ajuster pour retrouver une meilleure gestion et plus de productivité.
C’est l’un des rares outils de suivi du temps sur le marché qui propose un nombre illimité d’utilisateurs et de projets, même dans son plan gratuit.
Les petits + de Discord :
- Suivi du temps : lancez un chronomètre pour chaque tâche afin de vous rendre compte du temps réel qu’elle vous prend.
- Rapports détaillés : analysez le temps passé pour chaque projet ou chaque client.
- Intégration avec d’autres outils : connectez Clockify à vos applications habituelles pour un suivi optimal.
C’est l’outil parfait pour maximiser la rentabilité de chaque tâche.
Mon conseil outils de productivité :
N’hésitez pas à utiliser activement les rapports détaillés de Clockify pour l’exploiter au mieux. Cela vous aidera non seulement à gérer vos propres attentes et celles de votre équipe, mais également à communiquer plus précisément avec vos clients concernant les délais et les coûts. Vous serez surprise de voir à quel point une analyse approfondie de votre gestion du temps peut révéler des opportunités d’optimisation dans votre entreprise !
La délégation est un art, et comme tout artiste, vous avez besoin des bons outils pour exprimer au mieux votre talent.
Ces cinq outils de productivité vous aideront à gérer votre délégation et à renforcer la collaboration.
Si vous souhaitez vraiment gagner du temps et optimiser votre travail, pourquoi ne pas déléguer certaines missions à une assistante virtuelle ? Découvrez les perles de l’agence d’assistantes virtuelles Hive Agency. Elles sont là pour vous accompagner et booster votre productivité.
C’est le moment pour contacter l’agence et gagner en productivité dans votre quotidien d’entrepreneure !
