Collaborer sur NOTION est-il l’idéal pour travailler à plusieurs sur un espace de travail commun ?
Comme vous le savez, œuvrer avec des clientes et des prestataires fait partie de mon quotidien.
Avec mon activité d’assistante virtuelle, je suis amenée à collaborer et à déléguer très régulièrement.
Cela amène forcément la question de l’outil collaboratif à utiliser dans ces deux cas-là.
J’ai pour ma part opté depuis plusieurs mois pour l’outil NOTION, même si j’adapte à chaque client.
Je propose ainsi des espaces de travail personnalisés pour chaque nouvelle collaboration ou travail d’équipe.
Cet outil de gestion permet de faciliter la collaboration et le travail collaboratif.
Découvrons ensemble pourquoi collaborer sur NOTION est un vrai avantage pour la gestion de projets et comment je m’organise dessus.
Collaborer avec Notion : qu’est-ce que ce nouvel outil de gestion ?
NOTION est une plateforme collaborative qui permet de regrouper sur un espace l’ensemble des données de votre entreprise.
Plus besoin de multiplier les outils (agenda, to do, tableurs,…) tout est disponible directement sur cet espace organisé sous forme de « pages ». C’est un outil de travail collaboratif.
Que ce soient vos listes de tâches, votre livre de recettes, les coordonnées de vos clients, votre planning éditorial, le partage de documents, votre agenda, ou vos tableaux de chiffre d’affaires, tout est possible sur NOTION !
Sans compter qu’il vous est possible de partager l’entièreté de votre espace ou certaines pages avec une ou plusieurs personnes, la collaboration est ainsi infinie !
Il est également possible de l’utiliser en messagerie instantanée en notifiant la personne ciblée.
Au démarrage, l’espace est vide, comme un tableau blanc. Ainsi, cet excellent outil de travail permet de créer l’espace idéal pour collaborer de façon efficace. Que ce soit pour une collaboration interne ou externe.
Vous pouvez ainsi associer la praticité, et l’esthétisme facilement dans cet espace collaboratif.
J’avoue que j’aime travailler dans un espace « joli » en plus d’utile. C’est un outil de partage complètement malléable aux besoins de votre business et de collaboration professionnelle.
Cependant, si vous ne souhaitez pas créer cette base seule, NOTION propose des templates déjà prédéfinis à télécharger.
Il existe aussi des formations dédiées pour vous aider dans la mise en place de cet espace de productivité.
NOTION existe sous une version gratuite ou payante. Cela vous permettra de tester l’outil avant de décider de prendre ou non un abonnement mensuel.
C’est un bon outil de travail quotidien que je vous conseille néanmoins.
Comment collaborer facilement avec ses clients ?
Comme je vous l’ai dit, je travaille principalement sur NOTION avec mes clientes. Pour chaque nouvelle collaboration, je crée un espace sur-mesure à partir d’un template de base.
Chaque tableau de bord est adapté aux besoins de mes clientes. Le but étant de disposer d’un outil pour simplifier la collaboration.
Voici un exemple de ce qu’on peut retrouver sur un de mes espaces de collaboration.
Il reprend des données communes de travail entre ma cliente et moi :
- Les données « cliente » : site internet, réseaux sociaux, espace Google Drive commun, …
- Une partie « messages et questions » afin de pouvoir partager nos questions, nos avancées ou de communiquer facilement sans utiliser une messagerie spécifique type Slack. C’est une sorte de conversation en direct (synchronisation immédiate).
- Une page dédiée aux réunions de travail (date, objet du rendez-vous, compte rendu,…)
- Les missions que je réalise pour ma cliente avec le détail pour chacune.
- Une TO DO LIST avec la responsable de la tâche et l’échéance,
- Et un espace facturation mensuelle
Évidemment, chaque espace est personnalisé, et celle-ci n’est qu’un exemple parmi toutes les possibilités de cet outil commun.
L’avantage est que la présentation est claire, simple et compréhensible. Collaborer sur NOTION devient un gain de temps pour chacune d’entre nous.
Le but ayant d’avoir un espace facile d’utilisation qui puisse convenir à ma cliente autant qu’à moi. Et qui soit facile à prendre en main, même pour quelqu’un qui débute sur l’outil.
Nous avons ainsi la visibilité sur l’ensemble des tâches à réaliser, les états d’avancement, et les documents et informations dont nous avons besoin pour travailler.
C’est une solution collaborative idéale.
Un espace commun avec votre équipe
Sur le même principe que pour mes clientes, NOTION me permet de collaborer efficacement avec mon équipe.
Ainsi, je peux leur partager uniquement les pages de mon choix suivant les missions de chacun.
Nous pouvons aussi être plusieurs sur une même page en lecture, édition ou modification. L’outil NOTION permet la collaboration en temps réel.
NOTION est un outil tout-en-un qui permet d’organiser toute votre vie professionnelle dans un même espace. Et même personnelle si vous le souhaitez (planning de repas par exemple).
Cet outil collaboratif vous permet une totale flexibilité dans votre activité et sa gestion. Je peux autant partager un tableau, qu’une vision de gestion de projet global. Ce qui reste très pratique dans le travail en collaboration.
Depuis peu, il est aussi possible de faire un lien avec des outils extérieurs (comme Google Agenda par exemple) pour une automatisation des données.
Ainsi, si je le voulais, chaque collaborateur pourrait avoir vu sur mon planning et ses mises à jour. NOTION permet de centraliser toutes les données au même endroit.
Enfin, je peux aussi assigner des tâches spécifiques à un membre de mon équipe, lui partager des notes, des visuels, … Il est directement informé par notification. Travailler et collaborer dans ces conditions sont un gain de temps.
Collaborer sur NOTION : quelles sont les limites ?
Attention, comme tout outil de collaboration, il est important de s’adapter.
Ainsi, même si vous trouvez comme moi que collaborer sur NOTION est le plus pratique, votre client peut ne pas être du même avis.
Partager des outils nécessite d’être à l’écoute de l’autre.
Suivant ses habitudes, ses mises en place internes, ses connaissances de l’outil, ses besoins ou tout simplement son choix, il est possible qu’il ne souhaite pas utiliser NOTION comme logiciel collaboratif.
Il existe d’autres outils de travail comme Trello, Asana ou Click Up.
N’oubliez pas que travailler ensemble demande parfois un peu d’adaptabilité.
L’outil proposé et l’espace de collaboration doit répondre aux souhaits de votre client. Cela ne doit pas être un choix imposé.
Et vous, sur quel outil travaillez-vous avec vos équipes et vos clients ? Dites-moi tout en commentaire !
