Vous le sentez, il devient très difficile de tout gérer vous-mêmes dans votre business. Néanmoins, quand on parle de délégation, l’idée est souvent accueillie avec un mélange de soulagement et de réticence.
En effet, déléguer certaines tâches peut être à la fois libérateur et terrifiant. Vous pouvez vous demander comment trouver l’assistante virtuelle idéale. Celle qui comprendra vraiment vos besoins et y répondra avec la même passion et le même dévouement que vous.
C’est pourquoi nous abordons aujourd’hui le sujet brûlant de la délégation. Quels sont les conseils pour trouver la perle rare qui allégera votre charge de travail et accélérera la croissance de votre entreprise ?
Conseil n°1 : identifier vos besoins avant la délégation.
Avant de vous lancer dans la quête de l’assistante virtuelle parfaite, il est essentiel de savoir précisément quelles tâches vous souhaitez déléguer.
Et non, la première étape ne consiste pas à contacter une agence d’assistante virtuelle ou à poster une annonce sur le web !
Avant toute chose, commencez par faire une liste de toutes les missions que vous réalisez dans le cadre de votre entreprise. Que ce soient des missions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.
Surtout ne faites pas l’impasse sur les micro-tâches ! Ce sont souvent elles qui alourdissent rapidement votre emploi du temps !
Puis prenez le temps de les classer :
- Les tâches que vous aimez faire et que vous souhaitez conserver.
- Les tâches que vous ne souhaitez pas déléguer pour le moment pour x raisons.
Les missions qu’ils restent sont hypothétiquement celles que vous pouvez déléguer. Classez-les par ordre de priorité et/ou par catégorie.
Les tâches peuvent être variées : gestion de vos e-mails, prise de rendez-vous, gestion administrative, suivi client, …
Cette étape vous permettra d’y voir plus clair sur les besoins prioritaires à déléguer.
Conseil n°2 : rechercher des compétences adaptées.
Une fois que vous savez ce que vous souhaitez déléguer, il est temps de passer à la recherche de votre perle rare !
Pour cela, prenez le temps d’évaluer :
- Les compétences nécessaires pour accomplir les tâches déléguées efficacement.
- Les outils indispensables à maîtriser pour les missions déléguées.
C’est le genre d’information que je vous demanderai lors de notre appel découverte.
Conseil n°3 : évaluer la communication et le feeling.
La délégation ne fonctionnera pas si la communication n’est pas fluide, et le feeling absent.
Organisez une rencontre en ligne avant de démarrer toute collaboration pour valider que la bonne entente est présente.
C’est l’occasion aussi de discuter des valeurs importantes pour vous et votre entreprise. Et de vérifier qu’elles sont en accord avec celle de future collaboratrice
N’hésitez pas à poser des questions et à noter la clarté des réponses.
Vous pouvez par exemple vérifier la manière dont votre future assistante virtuelle gère les imprévus.
Conseil n°4 : y aller petit à petit.
Si c’est la première fois que vous déléguez et que cela vous angoisse, n’hésitez pas à commencer par confier une seule mission ou à demander une période d’essai.
Cela vous permettra de mieux comprendre le fonctionnement de l’assistante, la vôtre et de voir si elle correspond vraiment à vos besoins et à vos attentes en matière de délégation.
C’est aussi comme cela que vous pourrez valider avoir ciblé les bonnes tâches à déléguer.
N’oubliez pas également qu’il est possible de déléguer une mission ponctuelle sur une période déterminée.
Conseil n°5 : mettre en place un système de suivi.
Une fois que vous avez trouvé l’assistante virtuelle idéale, il est crucial d’établir un système de suivi efficace. Que ce soit pour elle ou pour vous.
Qu’il s’agisse d’une application de gestion de projet ou de simples entretiens hebdomadaires, vous devez pouvoir suivre l’avancement des tâches déléguées.
N’oubliez pas de poser dès le départ des objectifs clairs afin de pouvoir suivre la bonne réalisation.
Conseil n°6 : être au clair sur les conditions et les processus.
Il n’y a rien de plus compliqué pour une professionnelle qui intègre votre équipe de ne pas savoir la façon dont vous êtes organisée. Ou ce que vous attendez réellement d’elle.
La transparence est la clé d’une relation de travail réussie. Soyez précise sur votre mode de fonctionnement. Et assurez-vous que toutes les parties sont claires sur les délais et les attentes.
Si vous avez besoin d’être accompagnée sur le sujet, l’agence Hive Agency vous met en relation avec une de ses Online Business Manager.
Conseil n°7 : échanger très régulièrement.
À l’air du web, on a tendance pour aller plus vite, à envoyer un SMS, un message WhatsApp ou un mail rapide pour communiquer avec son assistante.
Si ce mode de fonctionnement est parfait pour les petits échanges, ils ne suffisent pas pour faire un point des sujets plus complexes.
Même après avoir trouvé l’assistante virtuelle idéale, il est important de garder une communication ouverte et fluide.
Faire des points régulièrement. Que ce soit par visioconférence ou en présentiel. Cela vous permettra de vous assurer que la délégation se passe comme prévu et de régler les éventuels problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.
Cela permettra aussi de conforter la cohésion d’équipe au sein de votre entreprise. Et d’échanger sur les projets et les enjeux à venir.
La délégation est un art qui requiert de la réflexion, de la préparation et une excellente communication.
En suivant ces 7 conseils, vous serez mieux armée pour trouver l’assistante virtuelle idéale. Celle qui vous aidera pour faire croître votre entreprise,. Mais aussi, qui vous libérant du temps pour vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.
Et si vous souhaitez être accompagnée dans cette étape vers la délégation, l’agence d’assistantes virtuelles Hive Agency sera ravie d’être à vos côtés.
Coach, Online Business Manager ou assistante virtuelle, nos professionnelles sauront vous épauler dans cette grande étape. Prenez rendez-vous dès maintenant !
