L’organisation d’un événement en présentiel peut s’avérer stressant : entre la recherche du lieu, la réservation des prestataires, la gestion des invités ou encore la préparation du matériel.
Sans compter la coordination le Jour J sur de nombreuses tâches à prendre en charge.
Saviez-vous que votre assistante virtuelle peut vous aider à gagner du temps et à alléger votre charge de travail ?
J’ai eu, moi-même, le plaisir de participer à la mise en place de plusieurs événements prévus par mes clients.
C’est pourquoi, dans cet article, je tenais à vous partager mon expérience.
Voici 41 missions que vous pouvez déléguer à votre assistante pour vous aider à organiser un événement en présentiel réussi.
Organisation de votre événement : les missions à gérer en amont.
Avant de faire appel à une assistante virtuelle pour organiser votre événement, il est important d’identifier vos besoins.
Ainsi, posez-vous les questions suivantes :
Quel type d’événement voulez-vous organiser ? Quelle est la taille de l’événement ? Quels sont les services dont vous avez besoin, comme la réservation d’un lieu, l’embauche de personnel ou la gestion des inscriptions ?
En déterminant vos besoins, vous pourrez trouver une assistante virtuelle qui peut mieux répondre à vos attentes.
Les premières démarches dans l’organisation de votre événement.
Une fois que vous avez validé ces informations, elle peut rentrer en jeu et vous épauler dans toute l’organisation de cet événement professionnel à venir.
- Monter un budget prévisionnel.
- Trouver et réserver le lieu de votre événement en présentiel.
- Faire une liste d’animations possibles.
- Organiser une réunion d’équipe pour attribuer les missions d’organisation de votre événement à chacun (si vous avez plusieurs collaborateurs ou prestataires).
- Contacter les intervenants de l’événement.
- Joindre les prestataires : valider les disponibilités, organiser le suivi, vérifier le matériel, …
- Commander tout le petit matériel nécessaire et la papeterie.
- Faire le lien avec l’équipe pour créer les différents supports marketing.
- S’il y a lieu, préparer les produits disponibles à la vente lors de l’événement en présentiel ainsi que les accessoires d’achat (terminal de paiement, …).
- Préparer l’autorisation de droit à l’image pour les participants si l’événement est couvert par un photographe professionnel ou un vidéaste.
- Anticiper la présence de feuilles d’émargement.
- Créer des visuels pour la communication de publicité.
- Mettre en place d’un espace de travail collaboratif pour l’équipe et de sa mise à jour.
Préparatifs liés à l’organisation d’une participation à une foire expo.
Si vous participez à une foire expo, les missions à prendre en charge vont être spécifiques. Ainsi, déléguez-lui :
- Prendre les informations spécifiques pour la participation à une foire expo.
- Réserver l’emplacement de votre futur stand.
- Choisir le stand.
- Répondre aux formalités administratives (Assurance Responsabilité Civile PRO, …).
- Contacter les divers prestataires pour le stand (option télévision, couverture du fond, …).
- Préparer le plan du stand et son aménagement (meuble, décoration, …).
- Commander le petit matériel (cafetière, goodies, badges…).
- Réaliser des supports de communication (magazine, flyers, cartes de visite, T-shirts siglés…).
- Préparer des supports organisationnels (cartes de note, fiche clients, …).
Missions liées au Customer Care.
Vos clients ayant une place primordiale dans la réussite de votre événement professionnel, voici les tâches que vous pouvez déléguer :
- Créer d’un tunnel de vente (type form, programmation de mails, …) de participation.
- Programmer de l’automatisation de mails (annonce de l’événement, informations, rappel, …).
- Trouver des lots si vous organisez un concours client et commander les cadeaux.
- Préparer les totes bags de goodies pour les participants à l’événement en présentiel.
Les tâches à confier à votre assistante le jour J de votre événement.
C’est le Jour J ! Comment votre assistante vous épaule pour que tout se passe du mieux possible ?
- Récupérer les clés du lieu de l’événement en présentiel et faire l’état des lieux d’entrée.
- Installer la salle ou le stand (chaises, décoration, comptoirs, …).
- Préparer la partie vestiaire si besoin.
- Organiser et accueillir à l’entrée les participants et les invités.
- Annoncer le planning de la journée (prise de parole, repas, consignes diverses, …).
- Gérer la mise à disposition de boissons et de collations tout au long de la journée.
- Répondre aux différentes demandes des clients.
- Assister les intervenants.
- Gérer le bon déroulement de la journée.
- Ranger et faire l’état des lieux de sortie.
Et l’organisation de votre événement après le jour J…
Votre événement en présentiel a eu lieu, ça a été un vrai succès ! Bravo !
C’est le moment idéal pour confier à votre assistante virtuelle d’autres missions organisationnelles :
- Organiser et animer une réunion pour faire le point et penser aux axes d’amélioration pour le prochain événement à organiser.
- Mettre en place un questionnaire de satisfaction pour les prestataires et pour les clients.
- Envoyer un mail de remerciement à tous les participants en les invitant également à répondre au questionnaire.
- Récolter et traiter les avis clients.
En résumé, votre assistante virtuelle vous aide à économiser du temps et de l’argent en organisant votre événement en présentiel.
Elle trouve les fournisseurs les plus adaptés à votre budget, gère les invitations et les inscriptions, coordonne les activités sur place, et bien plus encore.
En travaillant avec une assistante virtuelle, vous pourrez vous concentrer sur les aspects stratégiques de votre entreprise, tout en ayant la tranquillité d’esprit que votre événement sera organisé de manière professionnelle.
Organiser un événement en présentiel est un défi, mais avec l’aide d’une assistante virtuelle, vous en ferez une grande réussite !
Et si vous recherchez l’assistante idéale pour organiser un événement en présentiel, réservez votre appel découverte et Hive Agency vous trouvera LA perle rare !
