Il y a quelques semaines, j’ai coorganisé un événement professionnel. C’était mon tout premier séjour holistique pour des entrepreneures. Ce n’était pas exactement ma première expérience de ce type, j’avais aussi organisé un salon professionnel pour un client l’an dernier.
Néanmoins, ce séjour était une première dans sa durée, son approche des participantes et dans l’intervention de nombreux prestataires.
La possibilité des événements professionnels à organiser est nombreuse : retraite spirituelle, séminaire, salon pro, séjour, …
C’est une action de communication importante pour un client, que ce soit pour une démarche interne (avec ses collaborateurs) ou externe (avec ses fournisseurs ou clients).
Dans tous les cas, cela demande une vraie organisation en amont afin que l’avant, le pendant et l’après du jour J soient cadrés. D’ailleurs, je vous conseille de vous y prendre 2 à 3 mois en avance.
J’avais ainsi envie de partager avec vous mes 10 conseils pour organiser au mieux un super événement professionnel dans cet article.
Et avant de commencer, n’oubliez pas qu’il est normal que des imprévus ou des contre temps surviennent.
Même avec la meilleure des organisations. Le principal est de rester professionnelle, et réactive. Et surtout de ne pas impacter les participants en cas d’imprévu. Avec calme, tout se résout plus sereinement.
Organiser un événement professionnel : en amont du jour J
Organiser un événement professionnel est un temps fort dans le business d’une entrepreneure.
C’est une action marketing dont elle espère des retombées. Elle y investit du budget et en a donc de fortes attentes.
C’est donc une date clé. Si, en plus, elle a décidé de vous en déléguer l’organisation, alors votre investissement va devoir être total et votre prestation à la hauteur.
Dans ce genre d’occasion, le challenge est double : satisfaire votre client, mais aussi les participants à l’événement !
#1. Organiser un événement professionnel : connaître les objectifs de votre client
Je crois que c’est un pré-requis, voire même un impératif ! Demandez une réunion avec votre client pour poser les bases de l’événement.
Quels sont les objectifs de votre client en organisant cet événement professionnel ? Cela rentre-t-il dans le cadre d’une de ses offres-phares ? Souhaite-t-il renforcer sa communauté ? A-t-il besoin de promouvoir un prochain projet avec un événement commercial ou publicitaire ? Est-ce un rendez-vous anniversaire ?
Prenez bien le temps d’échanger avec votre client avant l’événement professionnel afin de bien comprendre son enjeu et son but.
#2. Déterminer le budget
Impossible d’organiser un événement si vous ne connaissez pas le budget alloué pour les différents pôles de dépense :
- Communication,
- Décoration,
- Goodies, cadeaux participants
- Lieu,
- Repas,
- Prestations et activités.
Savoir votre budget total et pour chaque type vous aidera dans votre planification et vos critères de sélection.
#3. Trouver le lieu et prendre les informations
Une fois que les bases sont claires avec votre client, il est temps de commencer vos recherches.
Et cela commence souvent par le lieu de l’événement professionnel.
S’il s’agit d’un salon, le lieu est alors imposé par l’organisateur externe.
Néanmoins, pour un séjour ou une retraite, ce sera à vous de sélectionner un panel de lieux à présenter à votre client.
Dans tous les cas, cela va nécessiter de vous renseigner sur les détails de chaque lieu :
- prestations incluses,
- tarif,
- consignes spécifiques,
- conditions d’accès, …
- possibilités d’activités sur place,
- prestataires aux alentours, etc.
C’est souvent un des gros pôles de dépense de l’événement.
Il nécessite donc d’être anticipé plusieurs mois avant la date prévue. Cela vous permettra aussi d’avoir plus de choix et de disponibilité.
#4. Recherche des partenaires
Une fois le lieu bouclé et confirmé, la recherche de partenaires intervient. Suivant l’événement, vos besoins risquent de différer.
Cela peut aller du traiteur à des intervenants spécifiques (sport, atelier, conférencier,…).
Plusieurs étapes importantes sont à prévoir :
- recherche des prestataires en accord avec l’événement et l’objectif de votre client,
- contacte et échanges avec le prestataire envisagé,
- demande de devis, et négociation,
- validation du devis, et des détails
- passation des informations et consignes au prestataire (heure d’arrivée, …)
#5. Prévoir le programme de l’événement professionnel
Que ce soit sur une journée ou une semaine, tout doit être prévu en amont pour éviter les mauvaises surprises.
L’organisation de la journée nécessite beaucoup de communication : tout le monde (prestataires et participants) doit avoir les informations nécessaires.
Vous devez aussi valider la présence des membres de l’équipe de votre client, et le rôle de chacun.
Même si ce n’est pas un camp militaire où chaque seconde est cadré, les heures-clé de votre journée doivent être planifiées et claires pour chacun.
#6. Gérer les participations
Une des grosses tâches aussi dans l’organisation d’une occasion telle que celle évoquée est de bien communiquer auprès des participants.
Chacun doit avoir les détails de son séjour afin de s’organiser au mieux.
L’organisateur a aussi le rôle de répondre aux questions que peuvent se poser clients, ou prestataires en amont.
C’est une part importante de la satisfaction clients et du ressenti général du séjour.
Voici quelques informations à passer avant la date du séjour à chaque participant :
- adresse du séjour,
- confirmation des dates et heure de début/fin,
- accessibilité (navette mise en place par exemple),
- consignes spécifiques : tenues à prévoir, …
- ou encore planning prévu.
La prise en charge des participants commence bien avant le jour J. Ne négligez pas cette communication.
Organiser un événement professionnel : c’est parti !
C’est le jour J : l’événement professionnel va débuter ! Vous avez toute l’organisation en tête et vous êtes prête à assurer les journées de folie à venir avec énergie et bonne humeur !
#7. Chouchouter les participants …
Les participants sont là pour passer un bon moment de détente, de travail ou de réception d’informations.
Ils ont besoin que vous soyez à leur écoute et répondiez à leurs demandes dans la mesure du possible.
Le costumer care (service client) dans son excellence est de rigueur.
C’est souvent un investissement en temps ou financier pour eux, il faut qu’ils puissent déconnecter du quotidien.
Et ainsi, se concentrer pleinement sur ce qu’ils sont venus chercher pendant ce temps dédié.
Que ce soit de l’accueil, à la prise en charge des ateliers, … Soyez attentive aux besoins de chacun.
#8. Mais aussi votre client
En plus de prendre soin des participants, votre client principal a aussi besoin de votre soutien.
Vous devez pouvoir le rassurer sur la coordination de l’événement. Et le laisser se concentrer sur son expertise et sa présence auprès de ses « invités ».
Les détails et le bon déroulement de l’événement professionnel sont pour vous.
Vous devenez le maître de cérémonie en coulisses, discrète mais efficace, afin que tout se passe comme prévu.
#9. Gérer la bonne organisation sur place
Vous êtes dans le feu de l’action et tout ce que vous avez prévu ces dernières semaines se met en place sous vos yeux.
Même avec la meilleure des organisations, une fois sur place, il est parfois nécessaire de s’ajuster sur des soucis ou des contretemps.
Cela fait partie du jeu, prenez ça avec sérénité et calme.
Il faudra aussi accueillir les prestataires, les conduire sur les lieux de leurs interventions et voir avec eux les détails de dernière minute.
Et évidemment coordonner l’ensemble de la journée, afin que le planning prévu s’enchaîne de façon fluide.
L’événement se termine : gérer l’après.
L’événement professionnel est terminé ! Globalement, tout s’est très bien passé et vos clients sont ravis !
Néanmoins, votre présence ne s’arrête pas là ! Voici quelques derniers points à prévoir dans votre planning.
#10. Prévoir une réunion « à chaud » avec votre client
Je vous conseille d’organiser dès la fin de l’événement un point « à chaud » avec votre client.
C’est-à-dire, pendant que vous avez encore tous la tête dans les jours qui viennent de s’écouler.
Ainsi, vous allez pouvoir passer en revue par exemple :
- les prestataires,
- l’organisation générale,
- les petits couacs, etc.
Cela vous permettra de poser les axes d’amélioration et les points positifs comme négatifs de l’événement passé.
Cela vous fera une base de travail pour la prochaine session à organiser.
#11. Remercier les différents acteurs
Que ce soit les prestataires ou les participants, n’oubliez pas de remercier chacun de leur présence.
Dites le leur en face-à-face, par mail ou pourquoi pas via un petit courrier quelques jours après l’occasion.
C’est toujours apprécié et cela permet de prolonger positivement l’expérience pour chacun.
Je vous conseille également d’envoyer un petit questionnaire de satisfaction aux participants.
Ainsi, vous pourrez recueillir leurs témoignages et leurs idées d’amélioration pour les prochains événements.
En plus d’avoir un feedback, cela vous permettra d’avoir des retours écrits pour vos prochaines communications marketing (pages de vente, témoignages sur les réseaux sociaux,…).
Pour conclure sur l’organisation d’un événement professionnel
Comme vous avez pu le voir dans mes différents échanges sur Instagram ou ma Newsletter, j’ai réellement adoré coorganiser cet événement de A à Z.
Et, je pense que c’est une des clés pour garantir une bonne coordination avec votre client.
Organiser un événement professionnel demande beaucoup d’investissement.
Et cela n’est pas possible si l’envie de s’investir dans un tel projet n’est pas là.
Cela se ressentira autant auprès de votre client, que des participants.
Avez-vous déjà organisé ce genre d’événement ou déléguer cette organisation ? Quels sont vos conseils ?
N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’aide dans l’organisation de vos propres événements professionnels.
