Commencer une nouvelle collaboration avec votre client est toujours une aventure.
Vous découvrez un nouveau projet, qui fait sens pour votre client, et pour lequel il a énormément d’attentes. Vous apprenez de nouveaux processus propres à l’entreprise et une nouvelle communication se met en place petit à petit.
Malgré toutes les bonnes volontés de part et d’autre, parfois, cette nouvelle collaboration ne se passe pas de façon aussi fluide qu’on le souhaiterait.
Comment gérer une situation qui devient de plus en plus compliquée tout en restant professionnelle ? Comment soigner sa relation cliente sans tomber dans la relation toxique ?
La collaboration avec votre client : agir avant une situation anxiogène
Pour resituer le terme, une situation « anxiogène » est une tension momentanée ressentie par une ou plusieurs personnes, ayant un impact sur une ou plusieurs personnes.
Une relation professionnelle anxiogène n’est pas forcément sans issue, mais nécessite de « redistribuer les cartes » pour ne pas dégénérer au point de non-retour.
Comment savoir si votre collaboration tourne dans ce sens ? Peut-être en vous reconnaissant dans ce genre d’affirmations :
- Vous stressez avant d’envoyer un mail à votre client pour faire un état d’avancement de vos tâches.
- Vous ne savez jamais comment va se passer un rendez-vous en visioconférence.
- Ou vous doutez de votre légitimité vis-à-vis du travail rendu.
Cela peut se traduire également de la sorte :
- vous ne savez plus comment communiquer avec votre client.
- Ou vous ne vous sentez pas à la hauteur, vous vous sentez touchée dans votre estime de vous.
Il est important de prendre du recul afin d’analyser la situation le plus clairement possible.
Si cette collaboration tourne à la relation persécuteur/victime, alors elle sort complètement du cadre professionnel. Il est nécessaire de stopper la collaboration au plus vite, dans le respect du contrat que vous avez signé avec votre client.
Néanmoins, et heureusement, il ne s’agit pas toujours d’une situation aussi sévère.
Ainsi, quelques actions peuvent remettre en place la collaboration sur des bases saines. Je vous partage mes astuces dans la suite de cet article.
Comment remettre en place une bonne collaboration ?
A partir du moment où la collaboration ne vous satisfait pas totalement, c’est qu’il y a un souci.
Cela peut concerner :
- La communication lors de la collaboration avec votre client,
- Le budget alloué à vos prestations,
- Les tâches ou les délais qui vous sont confiés,
- Le respect mutuel lors des échanges…
Il n’est jamais bon de laisser une situation qui ne vous convient pas de perdurer dans le temps. Même si c’est un client important. Au contraire !
Cela ne va faire que vous frustrer davantage, voire vous faire perdre confiance en vous et dégraderla relation avec votre client.
Je vous conseille donc de poser les choses qui vous posent des soucis, voire de les lister. Cela vous permettra de réaliser ce qui nécessite un échange avec votre client, et ce qui reste de l’ordre de l’anecdotique.
Ensuite, proposez-lui un rendez-vous pour faire un bilan et remettre les choses à plat. Il serait dommage de dégrader votre collaboration sur des malentendus.
Les 6 éléments d’une bonne collaboration
Afin que votre collaboration avec votre client se passe de la meilleure façon, voici 6 pistes à privilégier.
#1. Préparer la collaboration avec votre client
N’hésitez pas à vous renseigner sur votre client avant le début de la collaboration.
Cela vous permettra d’en savoir plus sur l’entreprise dans sa globalité, mais aussi sur ses valeurs, son univers, ses services, …
Vous pourrez ainsi vous assurer qu’à première vue, les valeurs défendues par l’entreprise correspondent aussi aux vôtres.
Posez les bases dès les premières réunions : outils de travail, dates butoirs, missions confiées, résultats attendus,…
Validez le tout avec devis et contrat signés.
#2. Poser une bonne communication dès le départ
On ne le répétera jamais assez, mais la communication est la base de tout. Pouvoir échanger avec votre client de manière libre vous ôtera tellement d’incompréhension ou d’épines du pied !
Cela permettra de comprendre exactement ses besoins. De pouvoir régler les petits soucis du quotidien et de faire les petits ajustements nécessaires à toute collaboration.
Cette communication, pour être efficace, doit être :
- Complète et fonctionnée dans les deux sens.
- Honnête et transparente.
- Et enfin fluide.
#3. Travailler avec respect mutuel et complet
Voici un autre point clé sans quoi la collaboration avec votre client ne fonctionnera pas. C’est un b.a.-ba de tout échange entre personnes d’ailleurs : le respect !
Il doit être présent de la part du client et du vôtre.
Cela va concerner deux points :
- Le respect des conditions de travail décidées ensemble (missions, délais, canaux de communication, résultats,…)
- Et le respect humain, l’un envers l’autre.
Si ce n’est pas le cas, il n’est pas bon de poursuivre une collaboration. Il faut parfois oser dire « non » lorsque la collaboration ne répond pas à nos attentes, notamment sur des points aussi importants que le respect.
N’oubliez pas que de savoir refuser une collaboration anxiogène, c’est aussi avoir du respect pour vous-même.
Et c’est tellement nécessaire et important !
#4. Fournir un travail de qualité
Lors de la signature du contrat, vous vous engagez à fournir à votre client un travail de qualité.
C’est-à-dire qui réponde aux attentes du client, dans la mesure de votre domaine de compétence.
Le client, lui, devra vous mettre à disposition tous les éléments et informations nécessaires à la bonne réalisation de vos missions.
Ainsi, votre client sera satisfait que la collaboration corresponde à ses besoins.
C’est une condition pour que le travail mutuel se passe bien.
#5. Impliquer vous dans la collaboration
Être assistante virtuelle aujourd’hui, c’est travailler pour plusieurs entrepreneures à la fois.
Avec chacun ses projets, ses objectifs ou ses processus.
Cela vous demande de jongler entre plusieurs manières de faire et d’être de la part de vos clients.
Il est néanmoins important que vous sachiez vous impliquer dans chaque collaboration.
Le client s’attend à ce que vous soyez autonome, que vous puissiez vous intéresser à son entreprise et aux projets qu’il met en place.
Apprenez à être un bras droit, et partie prise dans la vie générale de l’entreprise.
#6. Établir une confiance mutuelle
Comment réussir une bonne collaboration, sans relation de confiance ?
Bien sûr, celle-ci va demander du temps, mais pensez-y dès le premier contact.
L’entrepreneur qui délègue va transmettre une partie de ses missions à autrui.
Il va parler de l’interne de son business et vous rend aussi acteur de la réussite de son entreprise.
Soyez-en digne.
Comment mettre un terme à la collaboration avec votre client ?
Malheureusement, même avec ces 6 points d’actions, il arrive parfois que la collaboration ne fonctionne absolument pas. Pour une raison ou une autre.
Il est alors temps de stopper cette collaboration avec votre client.
Néanmoins, cela ne se passe pas n’importe comment.
Pensez à informer votre client suffisamment tôt afin qu’il puisse s’organiser, et de respecter le délai prévu s’il est mentionné dans le contrat signé.
Vous pouvez également proposer des alternatives à votre client : l’aider dans la passation à une nouvelle assistante, former ou passer les informations, …
La rupture d’une collaboration ne doit pas forcément se passer de la pire des façons.
C’est respecter l’autre que d’avouer que nous ne sommes pas la bonne personne.
Et de permettre à votre client de trouver une assistante qui répondra davantage à ses besoins.
Vous êtes-vous déjà retrouvé dans ce genre de situation ? Comment avez-vous réagi ?
