Dans cet article, je vais vous parler des missions d’une assistante virtuelle. Mais également de mon quotidien, du type de tâches qui me sont confiées par mes clientes, sur quel domaine j’interviens dans leur business, ou comment je viens leur apporter mon aide pour soulager leur quotidien d’entrepreneures.
Les missions d’une assistante virtuelle : s’adapter à chaque cliente
Selon chacune de mes clientes, j’interviens sur différentes parties de leur activité. Je vais vous dévoiler ma façon de fonctionner, mais je ne vous dis pas de faire la même chose, pour l’instant, c’est un fonctionnement qui me plaît, et que j’aime faire.
Vous allez voir que je suis assez polyvalente, certaines assistantes sont spécialisées sur un domaine d’expertise d’autres, non. Encore une fois, chacune est différente, l’essentiel c’est d’être en accord avec soi-même, aimer ce que l’on fait et trouver son propre fonctionnement.
Vous savez que j’ai choisi de me lancer à mon compte en tant qu’assistante virtuelle pour plusieurs raisons :
- J’aime l’indépendance, l’autonomie et la liberté.
- J’apprécie aussi la polyvalence du métier, mes journées sont rarement les mêmes par la diversité des tâches confiées.
- Je souhaite créer de nouvelles relations, des liens, échanger, partager des valeurs, et avoir ce côté relationnel dans mon métier.
- Et enfin, je suis alignée avec les valeurs essentielles, selon moi, pour ce métier : être investie, être à l’écoute, être réactive.
Et par-dessus tout car maintenant après plusieurs mois comme assistante virtuelle, je peux dire que j’ai trouvé ma voie, et que je m’épanouis de jour en jour.
Gestion de la partie « administrative »
Missions d’une assistante virtuelle côté micro entreprise
Elles ont souscrit à mon pack de gestion mensuelle, je m’occupe donc de ces différents points :
- création des factures sur l’outil de facturation,
- classement des factures dans le drive,
- établissement, et mise à jour du livre des recettes,
- calcul du chiffre d’affaires,
- déclaration du chiffre d’affaires sur l’URSSAF,
- actualisation pôle emploi (lorsqu’elle bénéficie d’aides),
- ou récupération des justificatifs et classement dans le drive.
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi (évolution chiffre d’affaires, cotisations URSSAF etc.),
- et déclaration TVA (pour une de mes clientes qui en micro et assujetti à la TVA).
J’effectue cette gestion administrative, de façon mensuelle au début du mois (la première semaine) pour tous mes clients. C’est important que tout soit déclaré et à jour chaque mois.
Pourquoi au début du mois ? Puisque je viens calculer le chiffre d’affaires réalisé sur le mois précédent, le fait de le faire rapidement au début du mois, permet d’avoir ses informations en tête. S’il y a des questions, et d’être immédiatement à jour, ainsi, on commence le mois sereinement. Il y aussi des échéances réglementaires (comme la déclaration URSSAF si elle est mensuelle par exemple). Comme j’aime le dire “ ce qui est fait n’est plus à faire”.
Missions d’une assistante virtuelle en société
Pour ces entrepreneures, je réalise les tâches de :
- création des factures de vente,
- envoi des factures de vente aux clients,
- récupération et classement des factures d’achat,
- transmission des factures au comptable (la plupart en ligne),
- pointage des mouvements bancaires (encaissements, décaissements),
- mise à jour du tableau des encaissements,
- et mise à jour du tableau des achats,
- ou mise à jour des autres tableaux de bord (prévisionnel, différence, résultats, etc.).
Selon mes clientes et le volume de travail, je me bloque une heure par semaine pour récupérer les infos semaine après semaine. Je dois pouvoir m’adapter aux besoins de chaque cliente indépendamment.
Gestion de la partie « gestion formation »
Si vous ne le saviez pas, je travaille pour plusieurs coachs, et des formatrices, et j’adore ça !
Elles ont donc chacune une plateforme de formation différente, voici les missions d’une assistante virtuelle qui me sont confiées.
- récupération des vidéos, ou des sessions de coachings,
- montage des vidéos (coupure,…).
- Mise en ligne sur la plateforme de la vidéo,
- créer le nouveau module formation,
- récupérer et mettre en ligne les exercices, et les différents supports.
- En faire de même pour les bonus, et autres ateliers.
- Création d’une nouvelle formation, préparations des visuels, page de vente, ou page de paiement.
En gros, je m’occupe de mettre en ligne sur la plateforme de formation tout ce dont les coachées vont avoir besoin.
Je m’occupe aussi de transmettre les informations aux clientes des formations :
- prévenir quand les vidéos sont disponibles,
- rappeler les dates, les liens de connexion des prochaines sessions,
- les informer sur le canal dédié (groupe Facebook etc.),
- transmettre les accès,
- répondre à leurs questions,
- ou encore, communiquer par mail si besoin.
Gestion de la partie « mailing » & « réseaux sociaux »
Il m’est aussi demandé de préparer des mails. Avec la diversité des plateformes utilisées par mes clientes, je travaille sur plusieurs outils, suivant la demande cliente : Mailerlite, Mailchimp, ou encore Converkit.
Voici quelques missions en rapport qui me sont confiées :
- mise en page et programmation de newsletter,
- création page capture,
- création mail pour une offre et l’envoyer au bon groupe (tags, segments),
- ou encore création d’une séquence de mails.
Je m’occupe aussi d’une partie « réseaux sociaux » : particulièrement de la programmation de posts Instagram. Je le fais pour deux clientes actuellement. Les posts sont prêts, j’ai simplement à les récupérer et les programmer.
Gestion de la partie « gestion organisation & agenda »
Dans cette dernière partie, je vous parle un peu d’organisation et de l’agenda de mes clientes, avec des missions telles que :
- planification des prochaines sessions sur l’agenda,
- création des liens zoom,
- planification des dates des formations, chantier etc.,
- et récupération des dates importantes, et inscription dans l’agenda.
Les missions d’une assistante virtuelle : le bilan
Je pense que je vous ai dévoilé dans cet article les principales tâches que je réalise en tant qu’assistante virtuelle.
Bien entendu, une multitude d’autres tâches viennent s’ajouter en fonction de mes clientes, de leurs besoins, et de leurs demandes. Comme par exemple, commander les cadeaux clientes, récupérer telle information, ou se renseigner sur un sujet précis.
J’espère qu’il vous aidera à y voir plus clair sur mon activité d’assistante virtuelle et sur mon quotidien. Cela vous aidera peut-être aussi à savoir quelles tâches vous pouvez déléguer en cas de besoin.
Dans mon entourage et pour beaucoup, c’est un nouveau métier, et certains ne comprennent pas en quoi il consiste. J’espère aussi qu’il pourra aider toutes les assistantes qui se lancent, mais qui sont un peu dans le flou.
D’ailleurs à ce sujet, si vous souhaitez vous lancer comme assistante virtuelle, que vous souhaitez en vivre à 100 % et être accompagnée, je ne peux que vous recommander Marion. Elle a créé une formation dédiée à 100 % pour les assistantes virtuelles, et j’ai la chance de faire partie des intervenantes. J’y parle de la micro-entreprise et de comment se lancer hihi.
Sinon je vous dis très vite.
