De nos jours, il existe un large choix d’outils utiles pour faciliter le travail d’une assistante virtuelle. Que ce soit dans le cadre de la gestion de votre propre business ou pour collaborer de façon efficace avec vos clients ou vos prestataires. La boîte à outils d’assistante virtuelle doit pouvoir répondre aux besoins de ses clients.
Évidemment, cette large gamme peut parfois nous donner envie d’en tester une multitude, ce qui peut s’avérer contre-productif. Attention de ne pas vous y perdre et de choisir le bon outil !
Une fois votre choix fait, et donc les outils de travail trouvés, testés et approuvés, quel gain de temps ! Que ce soit pour la communication, la gestion des réseaux sociaux et de vos sites, l’administratif, la facturation, ou le partage de dossiers et d’informations.
Pourquoi je vous en parle dans cet article ? Tout simplement, parce que je reçois régulièrement cette question. Que ce soit en messages privés , en commentaires ou par mail. On me demande le nom des outils professionnels que j’utilise en tant qu’assistante virtuelle.
Je vous ai donc préparé la liste des 23 outils indispensables à l’exercice de mon métier.
Boîte à outils d’assistante virtuelle : l’organisation
Avant tout, vous allez remarquer dans cet article de blog, que j’utilise parfois plusieurs outils « similaires » pour une même tâche. La raison est simple.
Collaborer et travailler pour mes clientes m’obligent à une certaine adaptabilité. Même s’il est possible de conseiller mes clientes sur les outils les mieux adaptés à leurs besoins, il est nécessaire que j’adopte leur propre système d’organisation quand les processus sont déjà posés. Et donc leur propre outil.
Pour commencer, il est important pour être efficace et productive de prendre en main un système d’organisation. C’est pour cela que ce partage débute par mes outils d’organisation.
- Notion qui est un tableau de bord vierge. Il est à construire complètement pour le faire coller parfaitement à votre mode de fonctionnement. Il existe une version payante, mais la version gratuite est déjà complète. Vous pouvez partager certaines pages avec vos collaborateurs et vos clients. C’est le système que j’utilise actuellement pour mon propre business.
- Trello est un système de gestion collaboratif par tableau, listes ou cartes. Il permet facilement de gérer des projets, mais avec une base de travail déjà construite. C’est ce qui peut en faire ses limites si vous souhaitez un système 100 % personnalisable.
- Google Drive est un système de stockage et de partage de fichiers en ligne. C’est un outil que j’utilise quotidiennement avec mes clients pour échanger des documents, et créer un archivage sécurisé.
L’importance de la communication
Évidemment, pour travailler de façon proactive, il est nécessaire d’avoir un ou des canaux de communication précis avec chaque collaborateur.
C’est un point que j’ai déjà évoqué dans un précédent article. Il est nécessaire au démarrage de chaque collaboration (clients ou prestataires) d’établir les outils de communication utilisés.
Voici ma boîte à outils d’assistante virtuelle personnelle côté communication :
- Mail sur Mac, un indispensable pour répondre rapidement à mes clients et soigner mon customer care ou celui de mes clientes.
- What’s App qui est une application gratuite de messagerie sur téléphone.
- Discord est un logiciel gratuit qui permet de créer des canaux de discussion différents. C’est l’outil idéal pour un groupe de formation par exemple ou une équipe. En effet, il est possible de créer différents « salons de discussion ». On pourrait imaginer par exemple créer dans un même canal : présentation de l’équipe, marketing, stratégie, financier, …
Côté newsletter, j’utilise Converkit ou Mailerlite. Les deux plateformes sont similaires en termes d’utilisation pour l’envoi de mail à votre communauté ou la création de mails automatiques.
Pour terminer sur ce point, j’utilise Zoom pour les réunions en visioconférence. La version gratuite est déjà très bien, mais la version payante permet d’inviter plus de personnes en même temps lors d’une réunion vidéo.
Hébergements de formations et réseaux sociaux
Comme vous le savez sûrement déjà, je travaille beaucoup avec des formateurs et des coachs. Une partie de mes tâches est de gérer le contenu (édition, téléchargement,…) sur les plateformes de formations de mes clientes.
Mes principaux outils sur ce sujet sont Podia et Kajabi. Ce dernier est payant, mais permet plus de personnalisation pour les utilisateurs et un rendu plus professionnel.
Mon site est hébergé sur WordPress pour une utilisation optimisée de mon site et de mon blog.
Pour tout ce qui est réseaux sociaux, je ne vous surprendrai pas en vous citant Facebook (notamment pour l’animation de groupes et d’événements), Instagram, ou YouTube.
Côté stratégie de contenu, j’utilise :
- Facebook Creator Studio pour programmer les posts,
- Canva pour créer de jolis visuels sur Instagram ou pour des Workbooks par exemple,
- Et Google Forms ou Typeform pour la création de questionnaires pour les clients.
Je vous conseille d’ailleurs plutôt Typeform qui permet de créer un joli document de partage afin d’obtenir des retours clients, des avis, …
Gestion de l’administratif du business
Enfin, je finis cet article et ce listing par mes outils administratifs et financiers. Il est important sur ce point de choisir des outils sérieux et qui répondent complètement à vos besoins.
Ils traitent les bases de votre business et des données législatives (comme le côté financier par exemple) et ne peuvent pas être approximatifs.
Voici ce que j’utilise et que je vous conseille :
- Tiime est une solution financière pour centraliser les factures des clients, les justificatifs d’achats, les relevés bancaires,… C’est un moyen de faciliter la pré-comptabilité quand votre nombre de clients et de données à traiter sont importants.
- Freebe est un outil de gestion et de création de factures dédié aux activités de freelance. La version pour les SAS n’existe pas encore. J’utilise également Henrri qui lui est adapté au TPE/PME.
Enfin, le dernier outil que j’utilise dans ce cadre régulièrement est Quaderno. Il permet de créer automatiquement les factures lors d’une vente en ligne, avec les taxes. Et de les envoyer aux clients.
Voici un bel aperçu de ma boîte à outils d’assistante virtuelle ! J’espère qu’elle vous sera utile.
Évidemment, j’aurai pu citer également d’autres extensions de Google (Sheets, Docs, ou Agenda), Calendly, Planoly, Loom, Linktree ou Zappier.
Et vous, quelles applications ou outils sont des incontournables dans le cadre de l’exercice de votre métier d’assistante virtuelle ? Partagez-les-moi en commentaire !
