Pouvoir compter sur une équipe de choc quand on est coach ou formatrice, cela n’a pas de prix. Mais déléguer efficacement pour votre business, c’est un tout autre sujet.
C’est ce qui va vous permettre de réellement gagner du temps et d’atteindre vos objectifs business.
En effet, il ne suffit pas de trouver les perles rares pour que la collaboration soit simple, claire et fluide.
Pour cela, il va falloir préparer la délégation en amont, et accompagner les collaborateurs pour une bonne intégration dans votre business.
C’est pourquoi je vous partage dans cet article mes 7 astuces pour déléguer efficacement. Et ainsi, éviter des petites déconvenues par la suite.
Déléguer efficacement : préparer sa future collaboration
#1. Lister les tâches que vous souhaitez déléguer
Avant de démarrer toute nouvelle collaboration, il est important de savoir où vous allez.
Cela passe par une phase d’introspection de votre business.
Ou un peu comme un audit des « backstages » de votre entreprise.
Quelles sont les tâches que vous effectuez quotidiennement, mensuellement ou annuellement ?
Quelles sont celles qui ne nécessitent pas forcément votre expertise ?
Ou encore : quelles missions demandent des compétences supplémentaires que vous n’avez pas ?
Je vous conseille de lister toutes les tâches que vous faites dans votre entreprise.
N’en oubliez aucune, même si elle vous semble insignifiante.
Chaque tâche est importante et vous mobilise sur un temps donné et une expertise spécifique.
Surligner ensuite les tâches que vous aimez et/ou que vous voulez garder. Mais aussi, celles qui correspondent à votre cœur de métier.
Pour finir, classer les autres tâches, celles qui restent, par catégories et ordre de priorité.
Ce sont elles que vous chercherez à déléguer.
Connaître en amont tout ce qui occupe vos journées et leurs degrés d’importance est un premier pas pour déléguer efficacement.
#2. Créer des processus pour déléguer efficacement
Lors de mes appels découverte que je peux faire, je pose toujours la question « quels sont les process que vous avez mis en place ? ».
Je suis surprise de découvrir que c’est souvent une étape qui est négligée, pourtant si importante.
Un processus est la méthode que vous utilisez pour réaliser une tâche ou une liste de tâches dans votre business afin d’obtenir le résultat souhaité.
En clair, un processus intervient dans toutes les sphères de votre organisation pour savoir :
- Comment procéder pour une mission,
- A quelle date la réaliser.
- Qui en est responsable, etc.
Par exemple, afin de déclarer votre chiffre d’affaires votre processus peut être :
Tenir le tableau des missions mensuelles réalisées pour vos clients à jour > Faire les factures clients au 1er de chaque mois > Envoyer les factures aux clients > Reporter les montants dans votre livre de recettes > Déclarer votre chiffre d’affaires avant le 5 sur le site de l’Urssaf.
Dans ce cas précis, cela vous permet de savoir que votre assistante aura pour mission d’alimenter le tableau de bord, de faire la facturation clients, ou encore de faire la déclaration finale.
Elle aura, elle, toutes les informations (étapes, ressources nécessaires, date d’échéance,…) pour travailler efficacement. Et vous pourrez suivre l’état d’avancement du process.
Enfin, c’est aussi l’occasion pour chaque membre de l’équipe de connaître les résultats attendus, et les moyens mis à disposition pour y parvenir.
#3. Faire une fiche de recrutement
Une fois que vous savez exactement ce que vous voulez déléguer, faites une fiche de recrutement.
Celle-ci va reprendre les éléments suivants :
- Attendus de la mission.
- Valeurs de la personne recherchée.
- Nombre d’heures à déléguer.
- Compétences recherchées, etc.
Soyez précise afin de trouver la personne qui sera en totale adéquation par rapport à vos attentes.
#4. Définir les valeurs importantes
Je fais un aparté pour les valeurs à définir. En débutant votre business, vous avez validé des valeurs importantes qui renvoient directement à votre marque.
Les valeurs d’une entreprise sont les principes fondamentaux qui vont régir la vision d’entreprise, les collaborations et la façon dont votre marque sera aussi perçue.
Elles permettent, dès le départ :
- d’établir une culture de l’entreprise saine,
- de renforcer la prise de décision,
- et de favoriser l’adhésion des équipes et/ou de l’audience, etc.
Voici quelques exemples de valeurs possibles :
L’honnêteté, la prise de responsabilité, la bienveillance, la collaboration, l’excellence, l’innovation, l’initiative, la diversité, l’écoute, la prise de risque, la qualité de service, la loyauté, la recherche de l’impact, la satisfaction client ou encore la croissance organisationnelle.
Lors de votre recrutement, il est nécessaire aussi de savoir quelles sont les valeurs que vous souhaitez retrouver chez votre future partenaire.
Valeurs qui doivent cadrer avec celles que vous souhaitez véhiculer au sein de votre business également.
#5. Trouver la perle rare
C’est le moment de choisir votre perle rare. La personne qui sera capable de réaliser avec professionnalisme les missions déléguées, et qui s’intégrera parfaitement à votre business. Sans compter avec qui vous aurez un super feeling !
C’est une étape importante à ne pas négliger pour déléguer efficacement.
Ne minimisez pas ce recrutement, et préférez déléguer cette recherche si vous n’avez pas le temps ou pas l’envie.
Et c’est pourquoi l’agence Hive Agency intervient pour vous épauler dans votre projet.
Après un échange, de vos envies et de vos besoins, je vous propose le profil d’assistante adapté !
De quoi démarrer une collaboration efficacement.
Collaborer efficacement : pendant la délégation
#6. Organiser sa collaboration
Votre équipe est construite et vous êtes prête à atteindre vos objectifs ! Néanmoins, ce n’est pas le moment de relâcher vos efforts.
Déléguer efficacement va nécessiter de ne pas s’éparpiller et de poser une bonne base pour votre collaboration.
Pour cela, je vous conseille de :
- Choisir un seul canal de communication (Instagram, mail, WhatsApp, …).
- Définir un outil de travail (Asana, Notion, Google Workspace, Trello,…).
Et évidemment prendre le temps de communiquer vos choix et vos process à votre équipe.
#7. Prévoir des réunions régulièrement
Enfin, la dernière astuce que je souhaitais partager avec vous, c’est de faire des points régulièrement.
Malgré ce que l’on peut penser, faire des bilans avec votre équipe chaque mois, par exemple, n’a rien de négatif.
C’est une façon de prendre le temps, hors quotidien, et de remettre les choses à plat :
- L’état de la collaboration (ce qui fonctionne ou ce qui a besoin d’ajustements).
- L’avancement des objectifs posés au début de la collab.
- Les projets en cours et à venir.
- L’amélioration des processus.
C’est aussi le moment de valoriser le travail accompli et de confier, si besoin, de nouvelles tâches.
Avez-vous, vous aussi, des astuces à nous partager pour déléguer efficacement ? Si oui, dites le moi dans les commentaires, je me ferai un plaisir de les découvrir !
Et si vous avez besoin, vous aussi, de trouver l’assistante virtuelle idéale, je vous invite à prendre rendez-vous pour un appel découverte.
