Si beaucoup d’entrepreneures mettent du temps à choisir de déléguer une partie de leurs tâches, certaines souhaitent se décharger un maximum à des assistantes. Quel est le juste-milieu pour externaliser auprès d’un collaborateur ? Votre assistante virtuelle polyvalente peut-elle tout gérer ? Déléguer à votre assistante virtuelle toutes les missions de votre business est-il la bonne solution à adopter ?
Pour rappel, une assistante virtuelle est une adjointe ou un bras droit de confiance.
C’est une indépendante freelance qui fournit plusieurs services à des entrepreneures : cela peut aller des tâches administratives à des prestations spécialisées suivant son domaine d’expertise.
Dans le détail, je vous laisse aller lire l’article que j’avais déjà écrit à ce propos.
Tout l’enjeu de la délégation est de trouver le bon compromis pour collaborer de façon efficace et méthodique.
Cela exige de trouver le bon profil, d’accorder votre confiance, de définir clairement pour tous les collaborateurs les résultats attendus, de fixer des échéances claires, et de faire des points réguliers.
Votre assistante virtuelle a pour but de vous aider à développer votre business en ligne et à atteindre vos objectifs.
Globalement, elle peut être impliquée dans la gestion globale
Déléguer à votre assistante virtuelle : quelles sont les limites ?
Vous savez certainement qu’une entrepreneure est une sorte de « couteau suisse », un PDG multitâche capable d’être commercial le matin et exécutant l’après-midi.
C’est souvent la complexité de construire un business en ligne qui fonctionne sur le long terme.
Pouvoir mettre en place une organisation efficace et connaître tous les rouages de votre business.
Que ce soit la vente de vos prestations, la gestion de vos mails et de vos réseaux sociaux, la création et la mise à jour de votre site internet, la mise en place de votre stratégie marketing, le SAV, la comptabilité, la gestion administrative, l’organisation d’événements, …
C’est souvent après avoir testé un peu seule, et voulant que votre entreprise prenne un nouveau tournant que vous décidez de déléguer.
D’abord les tâches qui vous prennent le plus d’énergie, de temps ou qui vous demandent le plus d’effort. Celles pour lesquelles vous sentez que vous n’avez pas les compétences ou la technique requises.
Pour votre assistante virtuelle, c’est pareil. Même avec son expérience professionnelle, et sa polyvalence.
Elle a des domaines d’expertise spécifiques, mais pas dans tous les pans de votre business.
Faites attention à bien définir vos besoins avant de la recruter. Cela vous permettra de choisir la personne qui cadre le mieux entre vos besoins et ses compétences.
Déléguer à votre assistante virtuelle : le besoin de techniques spécifiques
Par exemple, votre assistante peut écrire vos articles de blog.
Par contre, ne lui demandez pas de mettre en place une stratégie de contenu et de travailler le référencement naturel SEO.
Pour cela, il y a des rédacteurs web spécialisés !
C’est le cas de plusieurs domaines, ou pour des demandes particulières.
Mieux vaut faire appel à un professionnel qualifié : un webmaster pour la création d’un site qui réponde à tous vos critères, un designer pour créer une identité visuelle unique, etc.
Les obligations légales d’une entreprise
Je voulais aussi vous parler de cas beaucoup plus préjudiciables au niveau de la loi.
Je pensais par exemple du passage d’entreprise individuelle à société (SARL ou SAS).
Avoir recours à un comptable professionnel n’est pas obligatoire.
Néanmoins, le code du commerce exige de tenir une comptabilité. C’est une obligation légale.
Ne pas s’y tenir fait encourir à la cheffe d’entreprise une amende importante jusqu’à 500 000 €, voire 5 ans d’emprisonnement.
La comptabilité doit être régulière (en application de dispositions légales), sincère (de bonne foi) et fidèle à la réalité de l’entreprise.
Dans ce cas-là, mieux vaut s’appuyer sur un comptable ou un expert comptable pour vous suivre que votre assistante virtuelle seule.
Cela touche un domaine avec des responsabilités légales spécifiques complexes.
Quelles tâches ne devez-vous pas déléguer à votre assistante virtuelle ?
Même si beaucoup de missions peuvent être déléguées à votre assistante virtuelle, il est important de mesurer cette collaboration.
Elle peut être le lien entre vos autres collaborateurs et vous-mêmes.
Néanmoins, comme nous l’avons vu plus haut dans cet article, je vous conseille de faire la distinction sur 2 types de tâches.
Les missions que vous devez garder pour vous
Clairement, à mon sens, en tant que cheffe d’entreprise, certaines tâches doivent rester sous votre responsabilité :
- toutes les décisions stratégiques,
- et la vision globale et sur le long terme de votre business.
- Le management des collaborateurs directs. Le management indirect peut être confié à votre assistante sans soucis, si elle est à l’aise avec le leadership.
La cheffe d’entreprise que vous êtes, est la représente légale morale et juridique de son business.
Il est important d’en connaître le fonctionnement global. Et d’en garder les clés principales.
Les missions à forts besoins d’expertise
Suivant vos objectifs, certaines tâches vont demander des compétences spécifiques que votre assistante virtuelle ne possédera pas.
Même si elle peut gérer la mise à jour, par exemple, régulière de votre site, il lui sera plus compliqué d’aller programmer en JavaScript une page de votre site web.
Voici quelques tâches qui peuvent être concernées, selon le domaine d’expertise de votre assistante aussi :
- la comptabilité,
- la publicité,
- le copywriting,
- le design & le personal branding,
- la logistique (si vente de produits),
- la rédaction SEO et la stratégie de contenu,
- le community management,
En dehors de cela, certaines tâches peuvent être automatisées et ne nécessitent pas forcément d’être déléguées.
Par exemple la transcription d’audio (logiciels dédiés) même si une relecture est nécessaire.
Utilisez votre assistante virtuelle à bon escient. Embaucher des freelances de façon ponctuelle peut aussi être une solution adéquate.
Comment savoir quelles missions déléguer ?
Comme pour toute mission de collaboration, je vous conseille de lister dans un premier temps toutes les tâches que vous effectuez pour votre business.
Faites le point sur les priorités. Lors de son embauche, choisissez votre assistante administrative en fonction de ce que vous souhaitez déléguer et de ses services.
Facturation, administratif, bureautique, courriers, gestion d’agenda et planning, tableaux de bord, prise de rendez-vous, médias sociaux, mailing, suivi des dossiers, démarches administratives, appels téléphoniques ….
C’est gagner du temps que de gérer les formalités avant. Comme de savoir si vous recherchez un assistant personnel virtuel à temps-partiel ou temps-plein.
Faites-vous épauler de professionnels spécifiques pour les missions plus techniques. Ou celles avec des objectifs précis et importants pour votre business.
Si vous souhaitez par exemple, construire toute une campagne marketing autour d’un événement, prenez contact avec un spécialiste des publicités ads par exemple.
Avec un bon échange et une bonne communication, vous pourrez établir le cadre des possibilités avec votre assistante. Et déléguer le reste à des experts.
Et vous, quelles tâches ne pouvez-vous pas déléguer à votre assistante virtuelle ?
