Il y a plus d’un an maintenant, j’ai créé mon entreprise.
J’étais déjà une personne organisée, adepte des listes et astuces d’organisation.
J’avais pour envie de trouver des outils qui conviennent parfaitement à mon fonctionnement, que je puisse inclure dans mon quotidien d’entrepreneure.
J’ai donc testé plusieurs sortes d’outils, d’applications.
Dans cet article je vous partage les outils que j’ai choisi pour m’accompagner dans l’organisation de mon entreprise.
Les outils du quotidien
Il y a 3 applications sans lesquelles je ne peux travailler, et je pense d’ailleurs que j’en suis un peu trop accro. Allez je vous dévoile tout ça .
L’agenda, Google Agenda
Pour commencer, je gère mon agenda par Google Agenda qui me convient parfaitement.
Je peux également lier l’agenda de mon conjoint, clients et voir ainsi d’un coup d’œil nos plannings, ayant chacun notre entreprise c’est pour moi un vrai plus de pouvoir tout synchroniser.
Visuellement il est agréable, il permet de personnaliser les événements, les tâches, les rappels, les couleurs.
Tous les autres outils de rendez-vous sont synchronisés, comme Zoom par exemple.
Les mails, Google Workspace
La première année j’ai utilisé une adresse gmail classique. Puis j’ai souhaité avoir une adresse plus professionnelle avec un nom de domaine. J’ai refait mon site en début d’année, j’en ai donc profité pour créer une adresse mail pro, j’ai choisi de passer par Google Worksplace, (anciennement Gsuite) afin d’avoir accès à tous mes outils en quelques clics.
Visuellement il est agréable, il permet de personnaliser les événements, les tâches, les rappels, les couleurs.
Tous les autres outils de rendez-vous sont synchronisés, comme Zoom par exemple.
Les dossiers, Google Drive
Je range l’intégralité de mes documents, mes dossiers clients, et tout le reste dans sur mon Google Drive. Je travaille beaucoup avec Google Drive avec mes clients pour stocker et classer leurs factures, tableaux de bords, images et autres documents.
Google Agenda, les mails et le drive sont les trois premières applications que j’ouvre en premier chaque matin dès le début de ma journée. Maintenant je vais vous donner les outils pratique et organisation dont je me sers aussi quotidiennement.
Les outils pratiques
Maintenant je vais vour parler des outils découvert au cours de cette première année et que j’ai adopté, je m’en sers tous les jours pour la plupart.
Prise de rendez-vous en ligne
Revenons sur l’agenda, pour l’optimiser au mieux, j’ai bloqué quelques créneaux par semaine pour des rendez-vous découverte. Ces derniers se prennent directement en ligne, j’utilise Calendly. Je mets le lien de cet agenda dans ma page rdv découverte sur mon site ainsi que sur mon compte instagram. Ainsi chacune peut prendre son rendez-vous en toute autonomie. Le plus c’est que Calendly est lié à mon compte ZOOM, qui lui même est lié à mon google agenda, ce qui signifie que les rendez-vous apparaissent directement sur mon agenda. La confirmation est envoyée automatiquement au client avec le lien du rendez-vous zoom, la date, et l’heure.
Rendez-vous en visio : Zoom
Enchaînons donc avec ZOOM, dont je viens de vous parler ci-dessus.
Zoom est l’outil qui me permet de faire mes rendez-vous en visio, mais aussi mes réunions de travail et mes interventions, conférences. L’outil est gratuit, mais la version gratuite à ses limites, vous pouvez selon vos besoins évoluer à l’option payante.
Pour ma part, actuellement la version gratuite répond à mes besoins.
Note : Note keep
Je vous ai dit au début que mon ordinateur est un Chromebook, par conséquent j’ai des accès rapide aux outils Google, comme NOTEKEEP.
Notekeep est une application de prise de notes.
Celle-ci me permet d’écrire toutes mes notes, de les personnaliser avec des images, couleurs, cases et autres. Je peux également partager une note avec une personne. C’est une application très pratique.
Je vous avoue être aussi de la team papier. J’ADOOORE les carnets, les blocs notes, j’aime faire mes listes et notes sur papier, mais pour classer et tout retrouver à un seul et même endroit, le numérique est bien pratique.
J’ai choisi Notekeep pour une question de praticité avec Google, mais sinon je vous recommande Evernote, qui est une super application de prises de notes, sur laquelle vous pouvez faire énormément de choses.
Organisation, espace de travail : Notion
Restons dans le thème de la prise de note, et d’outils d’organisation. On entend beaucoup parler de Notion depuis quelque temps, et c’est compréhensible !
Notion c’est mon outil préféré du moment en termes d’organisation et d’espace de travail.
En septembre j’ai commencé par acheté une mini formation, pour apprendre les bases de notion et découvrir ce qu’on peut y faire. Puis j’ai mis quelques mois avant de réellement m’y mettre.
En Février, j’ai décidé de prendre l’outil en main, de l’optimiser afin qu’il devienne un atout dans mon organisation avec mes clients.
C’est donc sur Notion que je crée chaque espace de travail pour mes clients. J’y regroupe toutes les informations qui seront essentielles pour notre collaboration, on y trouve des accès rapides, mes missions, les rendez-vous, les to do list, les factures, le suivi.
Notion est une mine d’or, cet outil offre énormément de possibilités, et je suis loin de toutes les connaître encore.
Vous pouvez très bien commencer sans formation et prendre en main l’outil rapidement, mais si vous souhaitez vous amuser, il existe maintenant des spécialistes de Notion, des formations et des astuces sur les réseaux.
Les vidéos de mon écran : screencastify
Continuons dans les outils pratiques, pour filmer mon écran d’ordinateur j’utilise Screencastify, c’est l’extension de google chrome dédiée à la capture vidéo.
Je m’en suis servie pour filmer les vidéos démonstratives de mon pack de démarrage spécial micro-entreprise.
Je m’en sers régulièrement pour faire des vidéos à mes clientes afin de leur montrer l’avancement d’une mission ou le rendu.
C’est très simple d’utilisation, une fois que j’ai filmé mon écran, la vidéo s’enregistre sur le drive, il me suffit de copier le lien et de l’envoyer à mes clientes ou bien de l’insérer dans mes fichiers. Vous pouvez aussi vous servir de Loom, qui est plus connu.
Les tableaux de bord : Google Sheets
Lorsque j’utilise Screencastify, l’outil de capture vidéo, c’est souvent pour montrer à mes clientes l’espace de travail notion, ou encore les tableaux de bord que je réalise.
Une partie de mon activité consiste à assurer un suivi des dépenses, du chiffre d’affaires et d’autres données de mes clientes. Pour cela j’utilise Google Sheets, c’est Excel mais sous la version Google, on y trouve les mêmes fonctionnalités. Il me permet donc de faire de jolis tableaux de bord, des graphiques, des budgets, le tout en personnalisant les documents afin qu’ils soient agréables à lire.
Les outils d’organisation pour mes contenus
Nous arrivons dans la dernière partie de cet article de blog sur mes outils pour gérer son entreprise, la partie gestion de mes contenus.
Rédaction : Google Docs
Pour rédiger mes textes, mes articles de blogs, mes newsletters et autres document j’utilise Google Docs, le sosie de Word mais avec Google.
Mise en page : Canva
Une fois que mes contenus sont écrits, je bascule sur Canva !
Canva est aussi un de mes outils préférés avec Notion. On peut y faire tellement de choses !
Canva me permet de faire les mises en page de mes documents, présentation. J’utilise la version pro qui est payante, mais sachez qu’il y a une version gratuite qui vous permet de faire tous un tas de contenus. Sur canva vous pouvez tout personnaliser à votre identité visuelle, à votre charte graphique. Incorporez votre logos, vos photos, trouvez des images libres de droit.
Pour ma part voici tout ce que j’ai fait avec Canva : Ma brand board, mes freebies, mon pack de démarrage, ma carte de visite, mes flyers, tous mes posts instagram, mes stories instagram, ma bannière facebook, linkedin, mes diaporamas et j’en oublie certainement.
Vous l’avez compris Canva est rempli de format, je réalise tous mes contenus sur cet outil. Vous y trouverez également de nombreux modèles que vous pouvez reprendre et personnaliser à votre charte graphique.
Newsletter : Mailerlite
Le seul contenu que je ne mets pas en page sur canva c’est ma newsletter. ( Elle commence en avril, encore un peu de patience)
J’ai choisi Mailerlite comme outil pour gérer mes campagnes de newsletter. Le compte est gratuit jusqu’à 1000 abonnés. Je mets en page et programme ma newsletter depuis cet outil.
Programmation des posts instagram : Facebook Creator Studio
Puisque nous parlons de programmation, passons aux posts instagram.
Maintenant j’utilise uniquement Facebook Creator pour programmer mes posts.
Auparavant j’ai longtemps utilisé Planoly qui me permettait de visualiser mon feed instagram et j’adore cette fonctionnalité.
Site internet : WordPress, Elementor
Et pour terminer j’ai réalisé mon site internet sur wordpress avec Elementor. Cela me permet de pouvoir gérer mon site, d’ajouter, modifier des pages, des informations.
J’en suis très contente, j’ai réussi à faire mon site grâce à la formation Labonnegraine et à l’accompagnement de Chloé et Caroline.
J’espère que cet premier article astuces et organisation vous a plu.
N’hésitez pas à me poser des questions en commentaires, si il y a un sujet en particulier sur lequel je peux vous aider j’en serai ravie.
À bientôt !
