L’agence Hive Agency permet de collaborer avec une assistante virtuelle pour vous permettre de faire évoluer sereinement votre activité.
Parce que vous n’avez pas forcément le temps ou l’envie de chercher l’assistante idéale, vous pouvez décider de confier cette mission à l’Agence. C’est le meilleur moyen pour vous de trouver la personne idéale, professionnellement et humainement, pour déléguer efficacement et en toute confiance.
À travers communication et bienveillance, quelles sont les étapes clés d’une nouvelle collaboration avec une assistante ?
Collaborer avec une assistante virtuelle : l’appel découverte.
Quel que soit votre point d’entrée, je vous accueillerez et vous guiderez tout au long du processus.
Pour commencer notre collaboration, je vous invite à réserver un appel découverte via le site, le compte Instagram de l’Agence ou par mail.
Vous recevrez ensuite un questionnaire qui me permettra de préparer notre futur entretien. C’est ce qui va m’aider à comprendre votre activité et vos besoins.
Les questions posées me permettront de savoir :
- où vous en êtes dans votre activité (début d’activité, …)
- Si vous avez déjà délégué ou non.
- Si des process sont mis en place dans votre business.
- Ou encore quel est le budget prévu pour une future assistante.
Cet appel découverte est votre première prise de contact avec l’Agence Hive Agency.
Réaliser un appel découverte.
Le jour de l’appel découverte est arrivé ! Notre échange va durer entre 45 minutes et 1 heure.
Au cours de cet appel, nous prendrons le temps de nous représenter, avant de discuter de votre activité et de vos besoins.
Afin de bien comprendre vos enjeux, je vous poserai des questions ciblées sur vos attentes.
Comme par exemple sur :
- les compétences attendues,
- les missions que vous souhaitez déléguer,
- les qualités primordiales de votre future assistante
- et le type de personnes avec lesquelles vous souhaitez travailler.
L’échange se terminera sur des questions plus pratiques concernant les outils utilisés et le fonctionnement de l’Agence.
Évidemment, vous pourrez poser toutes les questions que vous souhaitez.
Réception de la proposition et prise de rendez-vous avec des assistantes sélectionnées.
Suite à ce premier appel, je prendrai le temps de réaliser un compte-rendu qui reprendra toutes les informations vues ensemble.
Puis, je sélectionnerai deux à trois assistantes de l’Agence, qui je pense, seront idéales pour collaborer avec vous.
Avant de vous les présenter, je contacterai les assistantes une à une. Cela me permettra de leur parler de votre projet, de vos besoins et de leur faire découvrir votre univers.
Chacune d’entre elle devra confirmer son envie de collaborer sur cette mission ou non. Chaque assistante est libre d’accepter ou de refuser un projet.
Une fois leur accord validé, et sous 4 jours, vous recevrez un e-mail contenant une présentation rapide des 2 à 3 assistantes virtuelles concernées et une invitation à prendre rendez-vous avec elles.
Le but de ces nouveaux rendez-vous est d’apprendre à vous connaître et de vérifier s’il y a un bon feeling entre vous. Le but étant de trouver l’assistante avec laquelle vous vous projetez pour une future collaboration.
Valider la collaboration.
Suite à ces échanges, il y a 3 possibilités :
- Vous avez un excellent feeling avec une assistante et vous décidez de débuter la collaboration.
- Vous appréciez deux profils et ne parvenez pas à faire votre choix. Dans ce cas, nous échangerons à nouveau et je vous donnerai des clés supplémentaires pour appuyer votre choix final.
- Vous n’avez pas eu de feeling avec les profils proposés, ou vous ne vous sentez pas prête à déléguer. Vous ne souhaitez pas continuer et le processus se stoppe ici.
Si vous faites l’heureux choix de collaborer avec une assistante virtuelle Hive Agency, nous signons un contrat (devis + CGV).
Celui-ci prévoira la fourchette minimale et maximale du budget dédié à cette collaboration. Le but étant de respecter votre budget, et de bloquer le nombre d’heures prévues dans l’agenda de votre assistante.
À l’Agence, le tarif unique est de 45 €/heure (facturation à l’heure travaillée).
Les factures sont envoyées le 1er de chaque mois avec un relevé des heures travaillées. Et sont à régler dès réception.
Ce contrat est sans engagement et reconductibles mensuellement.
Une fois le contrat signé, la collaboration démarre et un espace de travail collaboratif sur Notion est ouvert.
Mettre en place la collaboration.
La collaboration entre vous et votre nouvelle assistante virtuelle se déroule ensuite en toute autonomie chaque mois.
Néanmoins, je reste en support et je suis disponible si vous avez le moindre besoin.
Cela peut être pour :
- Faire un point de début de collaboration.
- Vous aider à mettre en place la collaboration, …
Dès la fin du premier mois, en même temps que la facturation, vous recevez un questionnaire à remplir.
Celui-ci me permet de savoir si tout se passe bien et que la collaboration se passe correctement.
Si ce n’est pas le cas, un nouvel échange aura lieu pour résoudre le problème.
Collaborer avec une assistante virtuelle : leurs engagements.
Une assistante qui travaille au sein de l’Agence Hive Agency partage forcément nos valeurs. C’est un point essentiel pour moi.
Bien qu’elles puissent organiser leur emploi du temps comme elles le souhaitent, elles s’engagent à respecter le fonctionnement de la Hive Agency.
Ainsi, trois éléments fondamentaux doivent être mis en place systématiquement pour chaque cliente :
- Déterminer un outil de communication unique (WhatsApp, mail, etc.).
- Choisir un seul outil de travail (Notion, Asana, Trello, etc.).
- Instaurer un rythme d’échanges et de rendez-vous réguliers pour mettre en place une communication fluide.
Est-ce que cet article vous a aidé à en savoir plus pour collaborer avec une assistante virtuelle de l’Agence ?
En suivant ces étapes, nous vous garantissons la mise en place d’une collaboration fructueuse et sereine avec l’une des pépites de l’Agence.
Nous avons toutes à cœur de vous offrir un service de qualité et adapté à vos besoins.
Alors, réservez votre appel découverte ! J’ai hâte de découvrir votre projet !
