Je pense que nous serons quasiment toutes d’accord, administratif et entrepreneure : c’est une association qui n’est souvent pas une grande partie de plaisir pour beaucoup d’entre nous. Ursaff, déclaration, livre de recettes, … C’est parfois un vrai casse-tête en entreprenariat.
Chacune a sa zone de génie, son cœur de métier et ses compétences. C’est donc totalement normal d’avoir une appréhension et un mauvais rapport avec ce que nous aimons moins. Ou, ici, ce que nous connaissons moins, comme la gestion administrative de sa vie de freelance.
Dans cet article, je vais vous montrer comment vous réconcilier avec l’administratif, en vous donnant des étapes et des conseils simples pour que cela ne soit plus la bête noire dans votre entreprise.
Administratif et entrepreneure : faire un état des lieux
Premièrement, comme dans tous les domaines de ton entreprise, nous allons commencer par faire un état des lieux. C’est-à-dire que l’on va lister tout ce qui pour vous touche à la “partie administrative de votre entreprise”. Je vous invite donc à tout poser sur papier ou sur note selon si vous êtes team papier ou team numérique.
Pour cela, vous pouvez soit le faire :
- Quand vous avez décidé de prendre le taureau par les cornes. C’est le bon moment pour vous pencher sur ce point, et de réconcilier administratif et entrepreneure,
- le jour où vous faites justement toutes ces tâches administratives. Ainsi, vous pouvez les lister toutes au fur et à mesure que vous les faites. Cela vous permettra de ne rien oublier.
Gestion administrative récurrente
Voici quelques exemples de tâches administratives récurrentes pour une freelance :
- édition des factures,
- envoi des factures,
- récupération et classement des factures,
- remplissage du livre des recettes,
- calcul du chiffre d’affaires,
- calcul des paiements encore dus,
- déclaration du chiffre d’affaires sur le site de l’URSSAF,
- déclaration (actualisation) sur le site de pôle emploi (si tu bénéficies d’aides),
- récupération et classement des justificatifs des déclarations,
- mise à jour du tableau sur l’évolution du chiffre d’affaires et des cotisations,
- récupération et classement du relevé de compte,
- récupérations des factures d’achat (des dépenses),
- remplissage du tableau des dépenses,
- transmission des factures de vente et d’achat au comptable (selon le statut),
Gestion administrative ponctuelle
Voici maintenant des exemples de tâches administratives plus ponctuelles. Elles interviennent lors d’événements de ton entreprise comme sa création, un déménagement, un problème technique ou un changement de situation.
- faire une demande de changement d’adresse lorsque vous déménagez,
- être à jour sur les paiements des cotisations,
- ou toute autre demande suite à un changement.
Une fois que vous avez tout listé, sans omettre aucune tâche, petite soit elle, vous avez l’état de l’administratif de ton business.
Cela vous permettra d’y voir plus clair, et de savoir exactement ce qu’il y a faire.
C’est une étape très importante entre administratif et entrepreneure pour vous permettre de savoir vous organiser et prioriser.
Administratif et entrepreneure : prioriser et s’organiser
Deuxième point pour vous réconcilier avec l’administratif : l’organisation ! On va apprendre ensemble à prioriser, planifier et donc s’organiser !
Reprenons la liste que vous venez d’établir. Nous allons reprendre ces points administratifs un par un pour leur attribuer une date, et une récurrence.
Exemple pour la tâche : “déclaration de chiffre d’affaires”
Si vous êtes en micro entreprise et que vous avez choisi la déclaration mensuelle. C’est donc une tâche qui doit être faite 1 fois par mois, et ce, tous les mois, disons le 05 de chaque mois.
Cela vous permettra déjà de savoir que tous les 05 de chaque mois, vous allez pouvoir planifier dans votre agenda du temps pour réaliser cette déclaration.
Organiser son temps
Mon conseil est de tout faire en même temps, pour se bloquer une seule fois par mois un créneau dans lequel vous réalisez tout ce que vous avez à faire en administratif mensuel.
Selon la charge et la quantité de travail, vous pouvez vous bloquer 2 h 00 par mois tous les 05 du mois, ou bien 4 h 00.
À vous de déterminer le nombre d’heures qu’il vous faudra exactement.
Le fait de le faire une seule fois par mois vous permettra :
- de consacrer et planifier un temps imparti pour votre administratif sans vous disperser,
- d’être à jour chaque mois et d’être sereine face à ce duo administratif et entrepreneure.
- Mais aussi d’y passer un temps défini. Si vous repoussez sans cesse à plus tard votre déclaration, par exemple, vous risquez soit d’oublier soit d’y passer plus de temps à rattraper votre retard. Vous n’aurez plus non plus les informations en tête.
C’est pour ces raisons que j’insiste sur le fait que votre administratif doit être fait de façon régulière et mensuelle si possible.
Prioriser et gérer étape par étape
Pour vous aider, je vous laisse télécharger gratuitement mon guide : routine Mensuelle, Gestion administrative. C’est un guide reprenant les différentes étapes pour tenir à jour votre gestion administrative de façon mensuelle.
Il y aussi l’importance de prioriser son administratif en freelancing. Une fois que chaque tâche à sa date, si une démarche doit être faite avant une date précise, veillez à prévoir au moins une semaine avant un créneau pour la réaliser.
Une fois que vous avez bien listé puis planifié tout ce que vous avez à faire, nous allons voir que parfois cela semble plus compliqué que prévu.
Au cours de la vie de votre entreprise, vous pouvez être face à de nouvelles et nombreuses démarches administratives. Il est vrai que parfois cela peut faire peur, et nous faire penser qu’administratif et entrepreneure ne font vraiment pas bon ménage.
Surtout si vous vous retrouvez face à un formulaire où vous comprenez seulement un mot sur deux et qui vous semble à peine lisible. Je vous assure que ça m’arrive à moi, même si c’est mon cœur d’expertise. Il faut reconnaître que certains formulaires sont indigestes : très peu de place pour écrire, des informations de tous les côtés, des termes compliqués,… Nous pouvons vite sentir la panique nous envahir face à eux.
Soufflez un bon coup ! La suite de mon article devrait vous aider !
Savoir demander de l’aide dans son projet d’entreprise
Lorsque vous vous retrouvez dans une situation telle que celle évoquée juste au-dessus, mon conseil est de demander de l’aide pour vos formalités.
Demander de l’aide pour les formalités des entreprises
Contactez les organismes (chambre des métiers, centre de formalités des entreprises, administration fiscale, …), les personnes compétentes et posez leur vos questions. Expliquez-leur votre situation, ils sont là pour ça.
Il est normal d’avoir des doutes, et de ne pas savoir remplir de façon aisée et automatique son statut juridique (micro-entrepreneur, entreprise individuelle,…), savoir si vous pouvez bénéficier de l’Accre ou comment faire votre déclaration d’activité. Surtout, la première année, quand on vient de créer son entreprise.
C’est aussi le rôle de ces organismes de vous guider dans les diverses démarches d’une activité indépendante.
On se fait souvent une montagne de devoir contacter les impôts, l’Urssaf ou la chambre des métiers, mais sachez qu’ils sont très souvent accessibles.
Travailleur indépendant : quelques conseils pour les principaux organismes
Pour les impôts, je vous conseille de les contacter par mail ou bien par le biais de votre messagerie sécurisée. Il est vrai que selon les services et les régions, il est très compliqué, voir impossible, de les avoir par téléphone. Cependant, j’ai été surprise plus d’une fois face à la réactivité (environ 2 jours) par rapport à des demandes par mail.
Pour l’Urssaf, vous pouvez les joindre également par votre espace sécurisé, ou bien par téléphone. Je suis amenée dans mon activité à les joindre fréquemment par téléphone pour mes clientes. Et l’attente n’est pas si longue, en moyenne 5 min, bien entendu cela dépend du service, de l’heure et de la région.
Pour les chambres des métiers, je parviens presque toujours à les joindre par téléphone peu importe la région. Les numéros sont facilement trouvables sur Internet, en tapant la chambre des métiers de la région que vous souhaitez joindre.
Dédramatiser la situation
Si je vous explique cela, c’est qu’il faut dédramatiser ce côté “enfer administratif”.
Vous pouvez joindre quelqu’un et lui expliquer gentiment que vous avez telle démarche à réaliser, mais que vous ne savez pas quelle case remplir face à tel formulaire, ni à qui le renvoyer. On vous orientera certainement vers un service, mais au moins, vous aurez un retour et vous serez guidée. Et probablement rassurée. Vous n’êtes pas seule ! « Administratif et entrepreneure » est le lot de chacune d’entre nous.
Je vais être honnête, il arrive aussi de tomber sur des personnes moins agréables. Comme partout, il arrive aussi qu’il y ait de grosses erreurs dans les dossiers, ou des retards de traitement. Soyez patientes et demandez les procédures à suivre pour rétablir l’ordre. Malheureusement, le reste ne dépend pas de vous, s’il y a un retard ou un souci, et que vous avez fait tout ce qu’il fallait. Il ne sert à rien de perdre votre énergie à râler et de vous en prendre à toutes les personnes que vous aurez par téléphone.
Entrepreneurs : savoir s’entourer
Avoir un réseau d’entrepreneures, et des copines de business est un super plan en tant qu’auto-entrepreneur. Elles sauront vous aider, car elles sont déjà peut-être passées par là (cotisations sociales, création d’entreprise, régime fiscal, immatriculation, …). Et comprendre votre activité professionnelle et ses besoins. Être entrepreneur individuel ne veut pas dire être seule.
Échanger, poser des questions, sans avoir honte de ne pas savoir faire, cela peut parfois vous apporter une solution toute simple et vous soulager pour devenir auto-entrepreneur ou faire grandir votre entrepreneuriat.
Il m’arrive, moi aussi, de demander à d’autres assistantes ou entrepreneures de l’aide et je suis totalement à l’aise avec ça. C’est normal de ne pas tout savoir faire, certaines ont plus d’expériences que d’autres dans des domaines spécifiques. Elles sont heureuses de pouvoir partager et donner des astuces.
Administratif et entrepreneure : le temps de la réconciliation
Si on reprend les trois points importants pour réconcilier administratif et entrepreneure :
- Faire un état des lieux en listant tout ce que représente la partie administrative dans votre auto-entreprise ou Eurl.
- S’organiser en planifiant du temps de façon régulière consacré à votre administratif.
- Savoir demander de l’aide et s’entourer dans son activité d’auto entrepreneur.
J’espère que ces trois points vont vous aider à vous réconcilier avec l’administratif. La partie administrative ne devrait pas être un point noir dans votre business.
Elle sera certainement toujours une partie que vous apprécierez moins de faire. Si vous ne souhaitez réellement pas intervenir dessus, vous avez toujours la possibilité de déléguer cette partie. Il est d’ailleurs possible de me contacter pour cela.
Si vous avez des questions, je reste à ta disposition, n’hésitez pas à me dire quel est votre rapport avec l’administratif dans votre business en commentaire.
